سئوال:
مشاور عزیز،
من یک تیم ۲۲ نفره را مدیریت می‌کنم که مسوولیت خدمات پشتیبانی به مشتری از طریق تلفن و ایمیل را بر عهده دارد. شرکت ما در طول تعطیلات سال نو بسته است و انتظار نمی‌رود کسی در تعطیلات کار کند. اما با توجه به بالا بودن حجم مشتریان از کارمندان می‌خواهیم حداقل نصف افراد در نیمه دوم تعطیلات در دفتر حضور داشته باشند. قبلا هر کس زودتر مراجعه می‌کرد، مرخصی به او تعلق می‌گرفت. امسال همه افراد با هم برای گرفتن مرخصی هجوم آورده‌اند و تصمیم‌‌گیری هنوز خیلی زود است. کدام‌یک از راهکارهای زیر را باید دنبال کنم؟
- اعلام کنم از این پس درخواست‌های مرخصی برای تعطیلات عید باید ۳ ماه زودتر مطرح شوند و سپس آنها را بازبینی و مقایسه کنم و اعضای قدیمی‌تر را اولویت قرار دهم؟
- اعلام کنم در مرخصی دادن محدودیت داریم و همچنان طبق ترتیبی که افراد مراجعه کرده‌اند مرخصی در نظر بگیرم؟
- هیچ نظری ندهم و ریسک ناراحت کردن همکارانی را که قبلا هیچ گاه «نه» نشنیده‌اند افزایش دهم؟ به‌خصوص در رابطه با تعطیلاتی که قرار است آنها در کنار خانواده بگذرانند؟
آیا استراتژی بهتری وجود دارد؟
پاسخ مشاور:
کاری که باید انجام دهید این است که هر چه زودتر به کارمندان اعلام کنید که نیاز دارید در نیمه دوم تعطیلات تعدادی از آنها در دفتر حضور داشته باشند و افرادی که می‌خواهند مرخصی بگیرند هر چه زودتر درخواست خود را تحویل بدهند تا زمان کافی برای بررسی آنها داشته باشید. به آنها شفاف توضیح دهید که اگر نتوانید به همه درخواست‌ها رسیدگی کنید، مجبورید برخی از آنها را رد کنید، اما همه سعی خود را می‌کنید که عدالت برقرار شود. اگر قرار است تقاضای عده‌ای را رد کنید، مسلما افراد باسابقه‌تر را باید در اولویت قرار دهید. همچنین می‌توانید از افراد بخواهید انتخاب‌های زمانی خود را برای روزهایی که می‌خواهند در مرخصی باشند قید کنند و براساس آن تصمیم بگیرید. یک موضوع مهم در مورد اولویت قرار دادن افراد باسابقه: اگر میزان استعفا یا بازنشستگی در میان کارمندان باسابقه شما خیلی کم است، در این صورت افرادی که تازه استخدام می‌شوند هیچ گاه شانس استفاده از مرخصی در تعطیلات را در سال‌های بعد هم نخواهند داشت. در این صورت، از یک سیستم چرخشی استفاده کنید، به طوری که افرادی که سال گذشته از مرخصی استفاده کرده‌اند، دیگر مرخصی نروند و افراد جدیدتر شانس بیشتری داشته باشند. به هر حال، از هر سیستمی که استفاده می‌کنید، اگر در نهایت ملزم به رد مرخصی عده‌ای شدید، موارد زیر را در نظر داشته باشید:
- در زودترین زمان ممکن به کارمندان اطلاع دهید تا آنها بتوانند برنامه‌ریزی مناسبی داشته باشند.
- بابت این شرایط عذرخواهی کنید و از افرادی که داوطلب می‌شوند درتعطیلات کار کنند آشکارا قدردانی کنید. این به این معنا نیست که افراد از این عذرخواهی و تشکر به هیجان می‌آیند، اما خونسردی و بی‌تفاوتی شما شرایط را بدتر می‌کند.
- هر کاری که می‌توانید انجام دهید تا شرایط کار در دوران تعطیلات را برای افراد مطلوب‌تر کنید. مثلا می‌توانید برای آنها نهار در نظر بگیرید یا روش‌های دیگری را که نشان‌دهنده قدردانی شما باشد، بیابید.
- در مورد پیشنهاداتی که مشاوران خارجی ارائه کرده‌اند، قبل از پذیرش و به‌کارگیری این پیشنهادات، بررسی کنید که آیا با توجه به شرایط و بافت اجتماعی - اقتصادی کشورمان، اجرای این پیشنهاد به مصلحت است. این وبلاگ مسئولیتی در قبال کاربرد این پیشنهادات توسط خوانندگان ندارد.
- لطفا نظرات و تجربیاتتان را با خوانندگان وبلاگ در میان بگذارید.