سئوال:
مشاور عزیز، من واقعا در شرایط بدی هستم و نمی‌دانم چطور از این مخمصه نجات پیدا کنم. مشکل مربوط به کارم است. در کل، کارم را دوست دارم اما ساعات کارم آنقدر زیاد است که دارم از پا درمی‌آیم. این اولین شغل ثابت من است. هر روز باید ۸ ساعت کار کنم اما انجام وظایف روزانه‌ام بیشتر از ۸ ساعت طول می‌کشد. از آن بدتر، تا کارهایم تمام می‌شود، رئیسم سر می‌رسد و چند پروژه به من محول می‌کند. هر روز ساعات ۷:۳۰ سر کار حاضر می‌شوم و امکان ندارد زودتر از ۶:۳۰ یا ۶:۴۵ شرکت را ترک کنم.
اما بدتر از همه این است که رئیسم اصلا قدرم را نمی‌داند و بابت ساعات اضافی‌ای که در شرکت می‌مانم از من تشکر نمی‌کند. خودش هر روز حدود ساعت ۵ یا ۵:۳۰ به خانه می‌رود. و وقتی از کنارم رد می‌شود، می‌گوید: «واقعا باید مدیریت زمان یاد بگیری. آن موقع‌ها که لیندا اینجا کار می‌کرد، همه کارها را تا ساعت ۵ راست و ریس کرده بود.» من لیندا را ندیده ام چون وقتی از کارش استعفا داد، از این ایالت رفت اما فکر نمی‌کنم می‌توانسته تمام این کارها را در هشت ساعت انجام دهد چون حجم کارها خیلی زیاد است.
مدیر ارشد شرکت هم مثل من تا دیر وقت کار می‌کند و هر بار من را دیده، گفته: « واقعا به خاطر اینکه خودت را وقف کار کرده‌ای، ممنونم» اما همه چیز در همین حد بوده و بس! واقعا در شرایط افتضاحی هستم چون مجبورم برای آنکه کارها به جایی برسد، تا سر حد مرگ کار کنم اما تا حالا که پیشرفت چندانی نداشته ام. کار کردن بیش از حد، یک جورهایی من را نزد رئیسم بی ارزش کرده. کمک کنید! چه کار کنم؟
پاسخ مشاور:
دوست عزیز، مشکل تو، واقعا آزاردهنده اما شایع است. کارهای ثابت، تمامی ندارند. حتی اگر بیست و چهار ساعات شبانه روز، بی وقفه کار کنی، باز هم از کارها عقبی.
این ماهیت کارهای ثابت و هشت ساعته است. زندگی، سراسر درس است و درسی که امروز باید بگیری این است که «حد و مرزهایت را مشخص کنی.» رئیس تو، تو را در یک شرایط سخت قرار داده. او از تو می‌خواهد هر روز تا دیر وقت کار کنی اما به خاطر همین کار زیاد، احترامت را نیز از بین برده. او هیچ ارزشی برای کارهای تو قائل نیست. حالا بهترین فرصت است که زمانت را بذل و بخشش نکنی.
کاری که باید آخر هفته انجام دهی این است: تهیه یک دفترچه یادداشت و یک برنامه‌ریزی سفت و سخت. در این دفترچه، شغلت را شرح بده و بنویس کدام کارها سخت یا زمانبر هستند. بنویس که چه چیزهایی در طول روز باعث ترس، اعتماد یا استرست می‌شوند.
کدام پروژه‌ها، وظایف و فعالیت‌ها بیشتر از بقیه چالش‌برانگیز یا استرس زا هستند؟ روی آن فعالیت‌ها تمرکز کن و برنامه‌ریزی کن که هر بار، انجامشان آسان تر از قبل شود. درباره این فکر کن که چطور میزت را مرتب کنی و چطور روزت را زمان بندی کنی.
درست مثل یک مدیر پروژه فکر کن و از خودت بپرس: «چطور می‌توانم این شغل و وظایفش را سازماندهی کنم که هر روز، کارهای مهم را به انجام برسانم، بدون اینکه مجبور شوم تا دیر وقت در شرکت بمانم؟»
گام اول برای آنکه کنترل زندگی‌ات را در دست بگیری این است که بر شغلت اشراف داشته باشی. به مرور و طی هشت هفته آینده، دست از اضافه کاری‌های دیوانه وار برخواهی داشت و هر روز، زودتر از روز قبل شرکت را ترک خواهی کرد. شاید از خودت بپرسی «پس چطور به همه کارهایم برسم؟» برای اینکه به کارهایت برسی، باید برای روزت برنامه‌ریزی کنی، هر روز و هر هفته.
اگر رئیست پروژه‌ای را به تو سپرد که در اولویت نیست، به او بگو: «ایمیلتان را که درباره به روزرسانی اطلاعات اعضا بود دریافت کردم و می‌خواهم ببینم آیا می‌توانم این کار را جمعه آینده انجام دهم؟ اگر باید امروز انجام دهم، مجبورم کارهای امروزم را به تعویق بیندازم، چون امروز قرار بود گزارش‌های مربوط به فروش را تنظیم کنم.»
اگر حجم کارهایت زیاد است، بار آن را بر دوش رئیست بینداز چون اشکال کار از اوست.
اگر بخواهی تمام اطرافیانت را راضی نگه داری، مریض می‌شوی. آنها تو را استخدام کرده‌اند و تو را آنجا نگه داشته‌اند پس باید قدرت را بدانند، چه رئیست بتواند از تو تشکر کند، چه نتواند. الان بهترین فرصت است که حرف دلت را بزنی و حد و مرزهای خودت را مشخص کنی.
وقتی تغییر را شروع می‌کنی، قطعا دچار احساسات شدیدی خواهی شد، مثل ترس از اینکه از بقیه عقب بمانی (البته همین حالا هم عقب هستی چون هیچ‌کس نمی‌تواند این حجم زیاد کار را در مدت زمان کم انجام دهد. خودت به رئیست یاد داده‌ای که چنین انتظاری از تو داشته باشد). ممکن است به خاطر قدم جدیدی که برداشتی، دچار استرس شوی.
به این احساسات دقت کن. آنها را کشف کن. دفترت را بردار و درباره شان بنویس. نفس عمیق بکش. و یادت نرود که این پیشرفت فردی، دقیقا همان نیرویی است که باعث می‌شود با قدرت هر چه تمام تر به مسیر حرفه‌ای خود ادامه دهی و موانع را از سر راهت برداری.
برای هر روزت برنامه‌ریزی کن و آن را در صورت جدول برنامه‌ریزی‌ات بنویس. از شب قبل، برای فردایت برنامه‌ریزی کن یا صبح همان روز، سر میز صبحانه برنامه‌هایت را روی کاغذ بیاور. میزت را همان‌طوری مدیریت کن که یک مدیر ارشد، کسب‌وکارش را مدیریت می‌کند: با فکر، اندیشمندانه و آینده‌نگر. تو نباید بار مسوولیت رئیست را به دوش بکشی. تو یک انسان باهوش و با قابلیت هستی که در اداره آن شرکت، نقش خودت را داری.
تو مسوول کارهای خودت هستی. هر روز، یک روز کاری خوب را شروع کن و یاد بگیر که به رئیست بگویی: «البته که می‌توانم این پروژه را انجام دهم، اما اجازه دهید یک نگاهی به برنامه‌های خودم بیندازم و ببینم کدام‌یک از پروژه‌ها را می‌توانم به تاخیر بیندازم که برای انجام کار جدید شما وقت داشته باشم.»
- در مورد پیشنهاداتی که مشاوران خارجی ارائه کرده‌اند، قبل از پذیرش و به‌کارگیری این پیشنهادات، بررسی کنید که آیا با توجه به شرایط و بافت اجتماعی - اقتصادی کشورمان، اجرای این پیشنهاد به مصلحت است. این وبلاگ مسئولیتی در قبال کاربرد این پیشنهادات توسط خوانندگان ندارد.
- لطفا نظرات و تجربیاتتان را با خوانندگان وبلاگ در میان بگذارید.