سئوال:
مشاور عزیز، اخیرا ترفیع گرفته‌ام و یک سِمت مدیریتی به من واگذار شده. عاشق کارم هستم. اما حالا حس می‌کنم بار مسوولیت‌های جدید، من را دچار استرس بیمارگونه کرده است. مثلا امروز، خارج از ساعات کار با من تماس گرفته شد. متوجه نشدم و جواب ندادم. حالا از آن موقع فکرم درگیر است. نکند مشکلی پیش آمده باشد؟ نکند کسی را ناامید کرده‌ام؟ یا نکند وقتی مشتری آمد، همه چیز مهیا نبوده؟ فردا که سر کار می‌روم، چه برخوردی در انتظارم است؟
می دانم که واکنشم منطقی نیست چون از وقتی مدیر شده‌ام، کسی تنبیهم نکرده. روزهایی که فکرم درگیر می‌شود، فردایش که سر کار می‌روم، می‌بینم همه چیز رو به راه است. ۶ ماه است که حال و روزم همین است. آیا همه مدیرها این حال را تجربه می‌کنند؟ آیا مدیران با‌تجربه، همیشه احساس می‌کنند فشار رویشان است؟ آیا باید این حس را داشته باشند؟ چطور می‌توانم حس «بار سنگین روی شانه‌هایم» را کمتر کنم؟ حس می‌کنم که این حالت‌ها از ضرورت‌های ترفیع گرفتن است. نظر شما چیست؟
پاسخ مشاور:
دوست عزیز، به نظر من همه مدیران تازه کار تا حدی این فشار را حس می‌کنند، حداقل اگر وظیفه شناس باشند. مدیریت، حتی در شرایط ایده‌آل هم استرس آور است. وقتی تازه کار باشی این استرس به مراتب بیشتر می‌شود. تو هنوز داری یاد می‌گیری که چطور مدیر باشی. این‌جوری به آن فکر کن: وقتی مدیر نبودی، فقط مسوولیت کارهای خودت را بر عهده داشتی و کنترل عملکردت دست خودت بود، مثل کیفیت کاری که ارائه می‌کردی، مدت زمان تحویل کارها، نحوه پاسخ‌دهی به یک مشتری ناراحت و چیزهایی از این قبیل. اما حالا به‌عنوان یک مدیر، عملکردت به این بستگی دارد که بقیه کارمندها چطور همان کارها را انجام دهند. آنها شاید مثل تو تصمیم بگیرند، شاید هم نه. و این خیلی اعصاب خرد کن است چون هنوز به شرایط عادت نکرده‌ای و نمی‌دانی چطور مدیریتش کنی. البته، مدیریت در اصل یعنی همین. شغل تو در واقع این است که کارها را از طریق بقیه آدم‌ها به انجام برسانی. برای تو که قبلا فقط کار خودت را انجام می‌دادی، این یک تغییر بزرگ است. یک مهارت جدید. و عجیب است که بیشتر آدم‌ها این چیزها را آموزش نمی‌بینند. اغلب اوقات، مردم ارتقا می‌گیرند و مدیر می‌شوند، صرفا به خاطر اینکه در یک کار دیگر مهارت داشته‌اند. کسی به این فکر نمی‌کند که آنها را آموزش دهد یا حمایت کند چون مسیر شغلی‌شان تغییر بزرگی کرده است. در هر حال، اگر کار کردنت هنوز هم مثل دوران کارمندی‌ات است، این احتمالا یعنی هنوز از روش‌ها و ساختارهای لازم برای مدیریت بی دردسر آدم‌ها استفاده نکرده ای. و اگر مشکل همین است، طبیعی است که استرس داشته باشی: تو مسوول کارهایی هستی که بقیه انجام می‌دهند اما ساختارهای لازم برای آرامش ذهنی خودت را نداری.
راهش چیست؟ این است که خوب مدیریت کنی. این یعنی:
- انتظاراتت را شفاف مطرح کنی تا کارکنانت بدانند که منظورت از عملکرد خوب چیست. این کار را باید برای تک تک پروژه‌ها انجام دهی. و البته در مورد مسائل کلی تر و بلندمدت تر هم باید انجامش دهی تا کارکنانت بدانند که دوست داری چه نگاه و رویکردی نسبت به شغلشان داشته باشند. چیزهایی مثل این: «حواستان باشد که جواب ایمیل مشتری‌ها را طی یک روز کاری بدهید» یا «اینجا یک محیط پر استرس است پس لطفا فرض را بر این بگذارید که همکارتان دارد تمام تلاشش را می‌کند و سعی کنید مسیر را برایش هموار کنید. » همچنین باید برایشان توضیح دهی که در چه شرایطی باید به تو رجوع کنند و کدام موقعیت‌ها را خودشان به تنهایی می‌توانند مدیریت کنند (یعنی اختیار دارند). اگر از قبل برای این کارها زمان بگذاری، نگرانی‌ات کمتر می‌شود که اگر در شرکت نباشی، شاید اتفاق بدی بیفتد. این به نفع کارکنانت هم هست چون شرایط را مهیا کرده‌ای که کارشان را خودشان به خوبی انجام دهند، بدون آنکه مجبور باشند تصمیمات کوچک را با تو هماهنگ کنند.
- سیستم‌هایی راه‌اندازی کنی تا همیشه در جریان پیشرفت کارها باشی. اگر این کار را نکنی، نه تنها در جریان کارها قرار نمی‌گیری بلکه نمی‌فهمی پروژه‌ها چطور از آب درآمده‌اند. و این معمولا باعث می‌شود که مدیران به مدیریت ذره بینی روی آورند، چون دائم استرس دارند و بیش از حد همه چیز را با کارکنان چک می‌کنند. یا برعکس کلا مشکلات را نادیده می‌گیرند. سیستمی که با کمک آن بتوانی کارها را به‌طور منظم با کارکنان چک کنی، این امکان را می‌دهد که به آنها بازخورد دهی و در صورت لزوم اصلاحشان کنی، بدون آنکه دائما بالای سرشان باشی یا نگران شوی که نکند اتفاقی بیفتد و از آن بی خبر باشی.
- اجازه ندهی مشکلات کهنه شوند. مدیران تازه کار و حتی خیلی از مدیران مجرب، گاه حل مشکلات را پشت گوش می‌اندازند چون سختشان است که با کارمندشان روبه‌رو شوند و با او درباره افت عملکردش صحبت کنند. اما اگر از این گفت‌وگوها اجتناب کنی و تاخیر بیندازی، مشکلات کهنه می‌شوند. آن وقت حل کردنشان سخت تر می‌شود. به‌علاوه، همین که می‌دانی یک مشکل حل نشده وجود دارد که هر لحظه ممکن است دردسرساز شود، استرست زیادتر می‌شود. البته مدیریت یک تیم فراتر از این هاست. پس بهتر است یک کتاب مدیریتی خوب تهیه کنی یا از شرکت بخواهی که برای آموزشت اقدام کنند. اما این سه توصیه کمک می‌کند که از اغلب مدیران تازه کار، چند قدم جلوتر باشی. این همچنین کمک می‌کند که اگر واقعا مشکلی پیش آمد اقدامات لازم را انجام دهی. به‌عنوان یک مدیر، تو ابزارهای زیادی در دست داری که در این مواقع استفاده کنی. مثلا کارمندت را راهنمایی کنی که کارها را جور دیگری انجام دهد یا فرآیندهای جدیدی را در تیم اعمال کنی. تو برای اینکه کارها را به روال عادی برگردانی کلی اختیارات داری و یادآوری این چیزها به خودت، کمک می‌کند که استرست را کاهش دهی. فراموش نکن که می‌توانی درباره عملکردت از رئیست نظر بخواهی. شاید چیزهایی بشنوی که ذهنت آرام بگیرد. اما اگر به چیزهایی اشاره کرد که باید اصلاحشان کنی، نگران نشو. تو یک نقشه در دست داری و می‌دانی که چه ایرادی وجود دارد و چطور باید حلش کنی.
اما آیا اینها کمک می‌کند که شب ها، اگر یک تماس از دست رفته روی گوشی ات دیدی، فاجعه انگاری نکنی؟ شاید. اما اگر کارمندانت را به درستی آموزش داده باشی و سیستم‌های درستی اعمال کرده باشی، خیالت راحت می‌شود که همه چیز احتمالا رو به راه است. و اگر واقعا مشکلی پیش آمده باشد، به سرعت از آن خبردار خواهی شد.
- در مورد پیشنهاداتی که مشاوران خارجی ارائه کرده‌اند، قبل از پذیرش و به‌کارگیری این پیشنهادات، بررسی کنید که آیا با توجه به شرایط و بافت اجتماعی - اقتصادی کشورمان، اجرای این پیشنهاد به مصلحت است. این وبلاگ مسئولیتی در قبال کاربرد این پیشنهادات توسط خوانندگان ندارد.
- لطفا نظرات و تجربیاتتان را با خوانندگان وبلاگ در میان بگذارید.