سئوال:
مشاور عزیز،
من پست مدیریتی نسبتا پراسترسی در یک شرکت منطقه‌ای دارم. شغل من طوری است که ۶ روز هفته تمام وقت باید کار کنم، مبلغ حقوق چندان بالایی ندارم، ارتباطم با مشتریان زیاد است و مسوولیت تغییر شیفت مداوم کارکنان فصلی را هم بر عهده دارم. من برای این پست خیلی جوان هستم، اما بسیار سختکوش هستم و فکر می‌کنم صلاحیت آن را دارم. اخیرا مدیران ارشد من به دلیل خدمات به مشتری و مهارت‌های حل مشکل از من تقدیر و تشکر کرده‌اند. به‌طور کلی، فکر می‌کنم تقدیر آنها بیشتر به این دلیل است که توانسته‌ام در این شغل که تاکنون افراد زیادی آن را رها کرده‌اند، دوام بیاورم. خودم هم از اینکه در این مرحله شغلی توانسته‌ام از پس این کار بربیایم راضی هستم. با همه اینها من نگران رفتار مدیریتی خودم هستم. من تجربه مدیریتی چندانی نداشته‌ام و اختلاف سنی چندانی با پرسنلم ندارم و گاه رفتارم با آنها آنقدر دوستانه می‌شود که نگرانم آنها در شناختشان از من به‌عنوان مدیر دچار سوء‌تفاهم شوند و من را مثل یک همکار معمولی بدانند.
مساله نگران‌کننده‌تر این است که احساس کرده‌ام در مواقعی که حجم کار و استرس بالا می‌رود رفتارهایی از خودم نشان می‌دهم که ممکن است اعتماد کارکنان به من تضعیف شود یا (حتی بدتر از همه) این حس به آنها منتقل شود که به همدردی و کمک آنها نیاز دارم. مثلا یکی از همکارانم عادت دارد در این مواقع دستش را روی شانه‌ام بگذارد و بگوید «چه شده؟» یا «به نظر کمی عصبی می‌رسی. » دوست ندارم این نوع انرژی را ایجاد کنم و دیدگاهی منفی از خودم ترویج دهم. درست است که مرتب استرس دارم (و آن را پنهان نمی‌کنم)، اما من یک انسان هستم. فکر می‌کنم تظاهر بیش از حد به اینکه همه چیز خوب است، تاثیری در ایجاد محیطی آرام و متمرکز که تلاش می‌کنم آن را ایجاد کنم ندارد. چه استراتژی‌هایی برای طبیعی جلوه دادن استرس و ایجاد محیطی مثبت پیشنهاد می‌کنید؟ وظیفه من به‌عنوان مدیر در انتقال یا پنهان کردن احساساتم چیست؟
پاسخ مشاور:
بخشی از کار شما به‌عنوان مدیر این است که استرس و علنی کردن احساسات‌تان را به بهترین شکلی که می‌توانید به حداقل برسانید. کار کردن برای مدیری که دائما به‌طور مشهودی مضطرب است، کار سختی است. شما سهوا همه پیام‌هایی را که نباید، به کارکنان خود منتقل می‌کنید؛ از جمله اینکه آنها باید نگران خراب شدن کاری باشند یا منتظر باشند که شما از عهده انجام کاری برنیایید. به‌عنوان یک مدیر، نقش اصلی صحنه را شما به عهده دارید. کارکنان‌تان به آنچه می‌گویید و انجام می‌دهید توجه زیادی دارند. نظرات و رفتارتان وزن بسیار زیادی دارد و همواره باید این مساله را در ذهن‌تان مرور کنید. البته این به آن معنا نیست که همواره باید رفتاری سرشار از رضایت و شادی داشته باشید؛ اما اگر افراد می‌پرسند «چه مشکلی پیش آمده» یا «مضطرب به نظر می‌رسی» یعنی لازم است امور را مهار کنید. بنابراین، ابتدا دریابید چه کاری انجام داده‌اید که به کارکنان چنین حسی منتقل شده است. آیا هنگام استرس و حجم زیاد کار همیشه به افراد حمله کرده‌اید و گفته‌اید زمان کافی برای انجام مکالمات دوستانه ندارید؟ آیا استرس و حجم کاری زیاد خود را به زبان می‌آورید و جملاتی مانند «نمی‌دانم چگونه از پس این همه کار برآیم» یا «من امشب خانه نمی‌روم» را بازگو کرده‌اید؟ آیا نکات منفی دیگری در مورد کارتان بیان کرده‌اید؟
من دقیقا نمی‌دانم چه رفتاری توجه آنها را جلب کرده، اما ابتدا نظرم را با واکنش نسبت به این رفتارها بیان می‌کنم و معتقدم اولین کاری که باید انجام دهید، متوقف کردن آنها است. اگر از حجم کاری زیاد خسته می‌شوید و نمی‌دانید چه رفتاری می‌کنید که باعث می‌شود کارمندان چنین فکری در مورد شما کنند، ارزش دارد که به‌صورت رو در رو با برخی از آنها که روابط نزدیک‌تری دارید صحبت کرده و نظرشان را بدانید. می‌توانید بگویید: «من حس می‌کنم افراد فکر می‌کنند استرس زیادی دارم و محتاج همدردی آنها هستم. من نمی‌خواهم چنین حسی را القا کنم و تلاش می‌کنم بفهمم چه رفتاری از من سر زده که چنین حسی منتقل شده است. من به نظرات شما احترام می‌گذارم، اما از اینکه چه چیزی باعث شده شما نگران استرس و بار کاری من شوید، تعجب می‌کنم. » (مطمئنا هنگام بیان این جملات باید لحنی آرام و بدون ناامیدی و استرس داشته باشید، چون در غیر این صورت فقط به مشکلات اضافه می‌شود.)
همچنین به‌طور واضح باید بگویم که شما انسان هستید و برخی رفتارها طبیعی است. شما حق دارید بعضی روزها احساس خستگی کنید و مشغله زیاد باعث شود فقط به کارهای ضروری رسیدگی کنید. مساله این است که اگر این رفتارها هر روز تکرار شود و حالت همیشگی شما باشد، افراد را نگران می‌کند که آیا کل سازمان دچار آشفتگی است یا شما. به همین دلیل، یکی از مهم‌ترین کارهایی که به‌عنوان مدیر می‌توانید برای کارکنان انجام دهید این است که خودتان را آرام نشان دهید. نیازی نیست به شکلی دیوانه‌وار از رفتار واقعی دور شوید، خالصانه و با اطمینان بگویید «بله، حجم کارها زیاد است، اما همه چیز به خوبی پیش می‌رود.» اگر بیشتر مواقع واقعا چنین حس صادقانه‌ای ندارید، نشانه‌ای است مبنی بر اینکه باید در مورد نقش‌تان در شرکت تجدید نظر کنید (هم از نظر ذهنی و هم عملی) و شاید حتی به این فکر کنید که آیا مناسب این کار هستید یا نه. اما قبل از آنکه نگران این موضوع شوید، تغییر رفتار با کارکنان را امتحان کنید و زمان بدهید تا ببینید آیا دینامیک‌ها را تغییری می‌دهد یا نه.
- در مورد پیشنهاداتی که مشاوران خارجی ارائه کرده‌اند، قبل از پذیرش و به‌کارگیری این پیشنهادات، بررسی کنید که آیا با توجه به شرایط و بافت اجتماعی - اقتصادی کشورمان، اجرای این پیشنهاد به مصلحت است. این وبلاگ مسئولیتی در قبال کاربرد این پیشنهادات توسط خوانندگان ندارد.
- لطفا نظرات و تجربیاتتان را با خوانندگان وبلاگ در میان بگذارید.