سئوال:
مشاور عزیز، من دستیار مدیر یکی از واحدهای شرکتمان هستم. نزدیک به سه سال است در این شرکت کار می‌کنم و به کارم علاقه دارم. اما مشکل اینجا است که رئیس قبلی واحد ما رفته و رئیس جدیدی به جای او آمده است. روش کار شرکت به گونه‌ای است که هر واحد یک دستیار مدیر دارد که وظیفه انجام امور اداری آن واحد را بر عهده دارد. از اولین روز کاری این شغل من بوده است. اما رئیس جدید توقعات زیادی دارد و همواره کارهای شخصی و غیراداری خودش را به من می‌سپارد. باید برای او قهوه ببرم، نهار سفارش بدهم، وقت آرایشگاه بگیرم، بلیت هواپیما برای تعطیلات خانواده‌اش را رزرو کنم و حتی سفارش کیک تولد فرزندش را تحویل بگیرم. همه اینها به جز وظایف اداری است که از گذشته به صورت روتین انجام می‌دادم. این در حالی است که هیچ‌یک از دستیارهای واحدهای دیگر چنین کارهایی را انجام نمی‌دهند. بدتر از اینها این است که رئیسم برای انجام هیچ‌یک از این کارهای شخصی از من تشکری نمی‌کند و اینها را وظیفه مسلم من می‌داند. او فکر می‌کند چون دستیارش هستم، باید این کارها را انجام دهم. اخیرا به این فکر افتاده‌ام که به واحد منابع انسانی مراجعه کنم، اما دوست ندارم کارمندی غرغرو که همواره در حال شکایت کردن است تلقی شوم. اگر کارهای شخصی رئیس روالی دائمی نداشت و هر از گاهی آنها را از من تقاضا می‌کرد اهمیتی نمی‌دادم. به نظر شما باید چه کار کنم؟
پاسخ مشاور:
باید گفت‌وگو با رئیس‌تان را هر چه زودتر شروع کنید، اما اگر فکر می‌کنید برای انجام این کار راحت نیستید، به واحد منابع انسانی گزارش دهید. کار ایده‌آل این است که ابتدا با خود رئیس صحبت کنید، چون اگر او را نادیده بگیرید و مستقیم سراغ منابع انسانی بروید، او سریعا فکر می‌کند شانس شنیدن حرف‌هایتان و توجه به نگرانی‌هایتان را ابتدا به او نداده‌اید. جلسه‌ای با رئیس داشته باشید و از جملاتی اینچنینی استفاده کنید: «می‌خواهم در مورد کارم با شما صحبت کنم. من متوجه شده‌ام شما وظایف غیرکاری زیادی به من محول می‌کنید مثل تحویل گرفتن کیک تولد فرزندتان یا سفارش دادن نهار. این نوع کارها قبلا جزو وظایف من نبود و دستیارهای واحدهای دیگر اینجا نیز این کارها را انجام نمی‌دهند و من نمی‌دانم که شما از این موضوع اطلاع دارید یا نه. البته زمان‌هایی که سرتان خیلی شلوغ می‌شود دوست دارم در رفع و رجوع کارهای شخصی به شما کمک کنم، اما به‌طور کلی ترجیح می‌دهم بر وظایفی که به خاطر آن استخدام شده‌ام متمرکز بمانم.» بهترین سناریو این است که او آزرده می‌شود و می‌گوید نمی‌دانسته اینها جزو وظایف شغلی شما نبوده و دیگر محول کردن کارهای شخصی خود به شما را متوقف می‌کند. (احتمال این موضوع زیاد است، چون در برخی سازمان‌ها انجام کمک‌های شخصی اینچنینی بخشی از وظایف دستیاران مدیر است و او احتمالا قبلا در چنین سازمان‌هایی کار کرده است. ) به هر حال، اگر او مقاومت کرد و همچنان این روند را ادامه داد، لازم است در قدم بعدی به واحد منابع انسانی مراجعه کنید و مساله را در میان بگذارید. مراجعه به منابع انسانی به این معنا نیست که می‌خواهید از او بدگویی کنید و زیرآب او را بزنید، بلکه فقط از آنها کمک می‌خواهید که مشخص کنند آیا این روال کار مناسب است یا نه. اگر به منابع انسانی مراجعه کردید، حتما از کارهایی که انجام می‌دهید، مثال خاص بزنید.
- در مورد پیشنهاداتی که مشاوران خارجی ارائه کرده‌اند، قبل از پذیرش و به‌کارگیری این پیشنهادات، بررسی کنید که آیا با توجه به شرایط و بافت اجتماعی - اقتصادی کشورمان، اجرای این پیشنهاد به مصلحت است. این وبلاگ مسئولیتی در قبال کاربرد این پیشنهادات توسط خوانندگان ندارد.
- لطفا نظرات و تجربیاتتان را با خوانندگان وبلاگ در میان بگذارید.