سئوال:
مشاور عزیز، من سرپرستی هفت کارمند را بر عهده دارم. سرمان خیلی شلوغ است. گاه احساس می‌کنم دارم از پا درمی‌آیم. علاوه بر جلسات هفتگی، سعی می‌کنم هر ماه با تک تک کارکنان دیدار کنم اما این کار سختی است. به اندازه کافی وقت نداریم. گاهی کارمندان مسائلی را در جلسات هفتگی مطرح می‌کنند که باید به صورت خصوصی با خودم مطرح کنند. فکر کنم می‌خواهند من را خجالت‌زده کنند. یکی از کارکنانم «تانیا» در یکی از جلسات درباره مرخصی‌اش صحبت کرد. گفت: «من چهار هفته پیش درخواست مرخصی دادم.
باید بلیت هواپیما رزرو کنم وگرنه بلیت گیرم نمی‌آید». به او گفتم که مشغول بررسی مرخصی‌های کارکنان هستم و این کار زمان می‌برد. او گفت: «واقعا چهار هفته زمان می‌برد؟» نمی‌دانستم چه بگویم. بله. کاری به آن پیچیدگی واقعا چهار هفته وقت لازم داشت. اتفاقا پس از جلسه، کارم تمام شد و تکلیف مرخصی‌ها را روشن کردم اما انتقاد تانیا هنوز هم اذیتم می‌کند. به نظرم انتقاد از مدیر در جمع کارکنان، یک جور بی‌احترامی است. یک روز «جولیوس» یکی دیگر از کارکنانم سر کار نیامد و خبر هم نداد. نه تماسی، نه چیزی. با موبایلش تماس گرفتم اما جواب نداد. فردای آن روز به من گفت که مریض بوده. گفت: «هم اس‌ام‌اس دادم، هم پیام صوتی فرستادم». او ساعت شش به من پیام داده بود اما من آن را ساعت ۱۰ شب دریافت کرده بودم. به او گفتم: «وقتی اس‌ام‌اس می‌دهی و جواب نمی‌دهم، یعنی پیامی از تو نگرفته‌ام. پس باید یک جور دیگر به من اطلاع دهی. می‌توانی با منشی تماس بگیری و اطلاع دهی. آنقدر تماس بگیر تا یک نفر جواب دهد. به هر حال من گزارش غیبت تو را نوشته‌ام و فکر نکنم آن را تغییر بدهم». سرپرست بودن خیلی سخت است. راستش را بخواهید، به پولش نمی‌ارزد. گاهی فکر می‌کنم، به جای اینکه کارکنان برای من کار کنند، من دارم برایشان کار می‌کنم. می‌دانم که کارکنانم از من راضی نیستند. دوست ندارم آنها را از دست بدهم اما باید بدانند که من هم از وضعیت چندان راضی نیستم. آیا پیشنهادی برای من دارید؟
پاسخ مشاور:
دوست عزیز، چه شرایط استرس‌آوری! همه ما گاه احساس خستگی می‌کنیم. صحبت کردن درباره‌اش سخت است، به خصوص اگر سرپرست باشی. ممکن است اگر درباره‌اش صحبت کنیم، احساس شرمندگی کنیم. شاید نتوانی احساساتت را با اعضای تیمت در میان بگذاری. وقتی تحت فشار و استرس هستیم، شروع می‌کنیم به مانع‌تراشی. سخت‌گیرتر و انعطاف‌ناپذیرتر می‌شویم. اگر بی‌طرفانه به ماجرا نگاه کنیم، می‌بینیم که حق با تانیا بوده. اگر خسته نبودی یا سرت اینقدر شلوغ نبود، رسیدگی به مرخصی‌اش چهار هفته طول نمی‌کشید. درک می‌کنم که چرا او ناراحت شده. او می‌خواسته کارهای پروازش را راست و ریس کند اما به خاطر مشغله تو، کارش عقب افتاده. من هم با تو همدردی می‌کنم هم با او. بدترین رویکردی که به‌عنوان یک مدیر در برابر کارکنانت می‌توانی داشته باشی، رویکرد «من در مقابل آنها» است. وقتی جولیوس به سر کار نیامد، احتمالا فکرت هزار راه رفت. شاید با خودت فکر کردی: «نکند دیگر برنگردد!» جولیوس هر کاری که از دستش بر می‌آمد انجام داد. هم اس‌ام‌اس داد هم پیام صوتی فرستاد. نباید از کارمندی که مریض است انتظار داشته باشی گوشی را دستش بگیرد و آنقدر زنگ بزند تا جواب دهی. صندوق صوتی برای همین مواقع است که وقتی سر میز خود نیستیم، پیام‌ها را دریافت کنیم. در مورد جولیوس، کوتاهی از سمت تو بوده که صندوقت را چک نکردی پس بهتر است از این بابت از او عذرخواهی کنی. هرچند سخت است اما مهم است که بتوانی معذرت‌خواهی کنی. همه ما گاهی احساس می‌کنیم مورد حمله قرار گرفته‌ایم. اگر کارکنانت را به چشم دشمن ببینی، فقط استرست بیشتر می‌شود. واقعیت این است که همه سرپرستان، مدیران، معاونان و مدیران ارشد اجرایی برای کارکنانشان کار می‌کنند. اگر کارکنان به تو اعتماد نداشته باشند، به کارشان اهمیت نمی‌دهند و کوچکترین تلاشی نمی‌کنند. رهبری آسان نیست. دائم باید یاد بگیری. یکی از سخت‌ترین وظایفت این است که متواضع باشی. نیازی نیست مثل یک رئیس رفتار کنی. توصیه می‌کنم با مدیرت دیدار کنی و به او بگویی که به دلیل مشغله زیاد، نتوانسته‌ای کارت را به درستی انجام دهی. او می‌تواند کمک کند زمانت را مدیریت کنی.
طی هفته، با تک تک کارکنانت به طور جداگانه صحبت کن، در حد چند دقیقه. این مکالمات کوتاه، استرست را کاهش می‌دهد. کارکنانت، طرف تو هستند. هر چه بیشتر به تو اعتماد کنند، کارت آسان‌تر می‌شود. اگر سبک مدیریتی‌ات تدافعی و انعطاف‌ناپذیر باشد، ممکن است کارکنانت را از دست بدهی. افراد با استعداد نمی‌توانند برای مدت طولانی محیط کار ناکارآمد را تحمل کنند. سایر مواردی که برای کارکنان غیرقابل تحمل است، از این قرارند:
- نادیده گرفته شدن، به خصوص وقتی برای رسیدن به اهدافی که شما برایشان تعیین کرده‌اید، سخت در تلاشند. اگر کارمندی از تو درخواست مرخصی کرد، باید در عرض یک هفته به او پاسخ دهی، چه منفی، چه مثبت.
- وقتی با آنها طوری رفتار می‌شود که انگار کودک یا مجرمند. تو نسبت به رفتار جولیوس خیلی زود واکنش نشان دادی. وقتی استرس داریم، زودتر از حالت عادی تصمیم می‌گیریم. اما باید کمی صبر کنیم و جوانب را بررسی کنیم چون هنگام استرس، مغزمان به درستی کار نمی‌کند.
- اینکه احساس کنند نیازهای شرکت از هر چیزی مهم‌تر است و نیازهای کارکنان هیچ اهمیتی ندارد.
- مشغله زیاد. اگر حجم کارها زیاد است و به کارکنان بیشتری نیاز داری، با مدیرت صحبت کن. جسارت داشته باش چون سرپرست بودن یعنی جسور بودن.
- بی‌اعتمادی نسبت به مدیر. به واحد منابع انسانی برو و بگو در مورد جولیوس اشتباه کردی. غیبت او را از پرونده حضور و غیابش حذف کن. باید اعتماد از دست رفته را دوباره به دست آوری.
- سرپرستی شدن توسط کسی که به مشکلات آنها اهمیت نمی‌دهد. همان‌طور که تو استرس داری، کارکنانت هم ممکن است استرس داشته باشند. خون تو از آنها رنگین‌تر نیست. در جلسات، درباره استرس، حجم کار و راه‌حل‌ها صحبت کن. از آنها نظر بخواه. هیچ‌کس از تو به‌عنوان یک سرپرست انتظار ندارد که تمام راه‌حل‌ها را بلد باشی. بدترین کار این است که بدانی مشکلی وجود دارد اما به روی خودت نیاوری.
- ماندن در ابهام و بی‌خبری. اگر کارکنان را در جریان اهداف سازمان، چالش‌ها، بودجه و برنامه‌ها قرار ندهی، چرا باید روی تو حساب کنند؟
- در مورد پیشنهاداتی که مشاوران خارجی ارائه کرده‌اند، قبل از پذیرش و به‌کارگیری این پیشنهادات، بررسی کنید که آیا با توجه به شرایط و بافت اجتماعی - اقتصادی کشورمان، اجرای این پیشنهاد به مصلحت است. این وبلاگ مسئولیتی در قبال کاربرد این پیشنهادات توسط خوانندگان ندارد.
- لطفا نظرات و تجربیاتتان را با خوانندگان وبلاگ در میان بگذارید.