سئوال:
مشاور عزیز،
بارها پیش آمده که مدیرم، پروژه‌ای را به من می‌سپارد ولی راه و چاهش را یادم نمی‌دهد. وقتی از او سوال می‌پرسم، کلافه می‌شود و می‌گوید «خودت راهش را پیدا کن.» من تمام تلاشم را می‌کنم. اما وقتی پروژه را تحویلش می‌دهم، می‌گوید که کارها را آن‌طور‌که او می‌خواسته انجام نداده‌ام و اقرار می‌کند که باید بیشتر آموزشم می‌داد. مثلا، اخیرا روی پروژه‌ای کار می‌کردم که تجربه‌ای در آن زمینه نداشتم و از او پرسیدم که چه کار باید بکنم. او گفت: «امیدوارم مسوولیت کامل پروژه را خودت بر عهده بگیری. نمی‌خواهم خودم انجامش دهم. » سعی کردم به او توضیح دهم که من فقط از او راهنمایی می‌خواهم که از کجا شروع کنم و انتظار ندارم او همه کار را انجام دهد. به‌نظر می‌رسید که منظورم را فهمیده و گفت: «بعدا توصیه‌هایم را در اختیارت می‌گذارم. » اما خبری نشد. به همین خاطر، کار را استارت زدم. امروز، با او دیدار کردم تا درباره پروژه صحبت کنیم اما باز همان آش بود و همان کاسه. گفت روند پیشرفت پروژه تا الان، تا حدی مطلوب بوده اما یکی از اجزای مهم پروژه را از قلم انداخته‌ام. و دوباره گفت: «باید زودتر جزئیات را در اختیارت می‌گذاشتم.» این صحبت‌ها باعث شد احساس کنم دائما در انجام کارها شکست می‌خورم. اما حس می‌کنم او زمینه شکست خوردن من را فراهم کرده. آیا اشتباه می‌کنم؟ آیا راهی هست که از این چرخه بی‌پایان بیرون بیایم؟
پاسخ مشاور:
دوست عزیز،
تو اشتباه نمی‌کنی. مدیر تو، واگذاری وظایف را بلد نیست. وقتی تو را مسوول یک پروژه می‌کند، حتما می‌داند که چه می‌خواهد چون وقتی کار را تمام می‌کنی و تحویل می‌دهی، کاملا تشخیص می‌دهد که پروژه تکمیل شده، با آنچه او در ذهنش داشته فرق دارد. اما این زحمت را به خودش نمی‌دهد که قبل از آغاز پروژه، انتظاراتش را برایت توضیح دهد تا هر دویتان از همان اول با هم هماهنگ شوید. به همین خاطر مجبوری حدس بزنی چه چیزهایی را ممکن است بپسندد و وقتی حدس‌هایت، غلط از آب درمی‌آیند، هر دویتان دلسرد می‌شوید. و چیزی که بیشتر روی اعصاب است این است که او ظاهرا این را می‌داند. چون در پایان هر پروژه می‌گوید باید زودتر راهنمایی‌ات می‌کرد اما برای پروژه بعدی، باز همان الگوی قبلی را تکرار می‌کند.
حدس می‌زنم که او نیز مثل خیلی از مدیران، انتظار دارد ذهنش را بخوانی. البته این را مستقیما نمی‌گوید و مطمئنم که خودش هم اینجوری به آن فکر نمی‌کند. اما اگر می‌خواهد مسوولیت یک کار را تمام و کمال بپذیری ولی چیزی از انتظاراتش نمی‌گوید، تنها راهی که باقی می‌ماند و ممکن است جواب دهد، ذهن‌خوانی است.
اگر بخواهم منصفانه بگویم، وقتی در سطوح ارشد هستی، منطقی است که مدیرت انتظار داشته باشد خودت از جزئیات پروژه سر در بیاوری و بدانی یک پروژه موفق چه شکلی است. اما چه کارمند رده‌پایین باشی و چه ارشد، وقتی نیاز به کمک داری، یک مدیر خوب باید زمان بگذارد و با تو هماهنگ شود نه اینکه یک چرخه را بارها و بارها تکرار کنند. اما حالا که می‌دانیم مدیرت در بیان انتظارات و مفروضاتش ناتوان است، چه کاری از دست تو برمی‌آید؟
اولا، بهتر است با او صحبت کنی و صراحتا مشکلت را مطرح کنی. ممکن است همین حالا هم از مشکل خبر داشته باشد، چون به هر حال، او نیز یک طرف ماجراست. اما احتمالش هست که منشأ مشکل را پیدا نکرده یا به راه‌حل آن فکر نکرده باشد. می‌توانی سر حرف را این‌طوری باز کنی: «اغلب اوقات، وظیفه‌ای را که به من محول می‌کنید، درک می‌کنم اما پس از تحویل پروژه، می‌بینم شما انتظارات دیگری داشته‌اید. گاهی اوقات، هر دوی ما می‌دانیم که اگر زودتر درباره جزئیات صحبت می‌کردیم، این مشکل پیش نمی‌آمد. آیا امکانش هست که قبل از استارت پروژه، درباره انتظارات شما صحبت کنیم؟ فکر می‌کنم این باعث می‌شود در وقت هر دوی ما صرفه‌جویی شود.» اگر باز هم پاسخ داده بود که باید مسوولیت کارت را بپذیری، بگو: «می‌خواهم مسوولیت پروژه‌ها را بپذیرم اما برای آنکه با اعتماد به نفس و اطمینان خاطر، پروژه را انجام دهم، دوست دارم انتظارات شما را بدانم، درحال‌حاضر، اغلب اوقات دارم همه چیز را حدس می‌زنم و گاهی، تصور من و شما از یک پروژه موفق، با هم فرق دارد. اگر بتوانیم چند دقیقه وقت بگذاریم تا به توافق برسیم، پذیرش مسوولیت پروژه‌ها برایم خیلی آسان‌تر می‌شود.»
اما به‌نظر من، مسوولیت اصلی تو این است که قبل از هر پروژه، از او حرف بکشی تا جزئیات را شرح دهد. هر وقت خواستی پروژه جدیدی را تحویل بگیری، از سوال پرسیدن نترس. مثلا بپرس: «برای آنکه مطمئن شوم با هم اتفاق نظر داریم، می‌پرسم. برداشت من این است که موفقیت پروژه، یعنی (جزئیات را توضیح بده). درست است؟» یا بگو: «آیا قبلا پروژه مشابهی انجام داده‌ایم که بتوانم از آن الگوبرداری کنم؟» یا سوالاتی از این قبیل. سپس، وقتی کار را شروع کردی، در همان مراحل اولیه، بخش کوچکی از پروژه را برایش بفرست تا ارزیابی‌اش کند (مثلا فرمی که برای ردیابی داده‌ها طراحی کردی یا یک بخش کلیدی از یک سند که درحال تکمیلش هستی). این فرصت را به او بده که در همان مراحل اولیه، درباره روند کار نظر بدهد تا در زمان، صرفه‌جویی شود به‌خصوص که ظاهرا برای او، ارزیابی جزئیات و کارهای ملموس به مراتب راحت‌تر از ارزیابی کل پروژه است. با تمام این تفاسیر، همیشه ممکن است کار را به رئیست تحویل دهی و او راضی نباشد. این اتفاق حتی در مواقعی که مدیر، واگذاری وظایف را خوب بلد است هم می‌افتد. این به این معنا نیست که تو شکست خورده‌ای. گاهی باید یک کار را چند بار انجام دهی تا قلقش دستت بیاید. اگر نمی‌دانی مشکل این است یا نه، همیشه می‌توانی از مدیرت بپرسی: «آیا توضیحات شما را درست متوجه نشدم؟ آیا راهی بود که جلوی این اشتباه را بگیرم؟ اگر راهی هست، می‌خواهم برای پروژه‌های بعدی، اطلاعات لازم را داشته باشم.» به نفعت است که سوال بپرسی چون ممکن است تکرار کارها، تو را بیشتر از مدیرت کلافه کرده باشد. کسی چه می‌داند؟ شاید چیزی که از نظر تو، شکست، پشت شکست است، از نظر او، اجتناب‌ناپذیر و ضروری است. این توصیه‌ها «باید» باعث شود مدیرت بداند که او هم در این چرخه نقش دارد و از همان ابتدا، هر دویتان در مورد انتظارات او هماهنگ شوید. اما اگر در مقابل تلاش‌های تو، حالت تدافعی به خود گرفت یا باز، حرف مسوولیت را پیش کشید، این یعنی او نه‌تنها واگذاری مسوولیت را بلد نیست، بلکه مشکلش اساسی‌تر از این حرف‌هاست که تغییر دادنش، اگر غیرممکن نباشد، خیلی سخت است. اما حتی شفافیت در آن رابطه و همین که بدانی تقصیر تو نیست، کمک می‌کند که کار کردن با او قابل تحمل‌تر شود.
- در مورد پیشنهاداتی که مشاوران خارجی ارائه کرده‌اند، قبل از پذیرش و به‌کارگیری این پیشنهادات، بررسی کنید که آیا با توجه به شرایط و بافت اجتماعی - اقتصادی کشورمان، اجرای این پیشنهاد به مصلحت است. این وبلاگ مسئولیتی در قبال کاربرد این پیشنهادات توسط خوانندگان ندارد.
- لطفا نظرات و تجربیاتتان را با خوانندگان وبلاگ در میان بگذارید.