سئوال:
مشاور عزیز، من مشکلی در محل کارم دارم که نمی‌دانم چطور حلش کنم. هر وقت با رئیسم قرار جلسه می‌گذارم، جلسه را یا کنسل می‌کند، یا به زمان دیگری موکول می‌کند. او یکی از اعضای ارشد سازمان است و سرش خیلی شلوغ است. معمولا ۵۰ درصد قرارهایمان را به وقت دیگری موکول می‌کند، حتی بیشتر.
از نظر شخصی، وقتی دائما این پیام را از او می‌گیرم که کار من برایش در اولویت نیست، روحیه‌ام تضعیف می‌شود. طبیعتا بعضی چیزها از کار من مهم‌ترند و من این را درک می‌کنم، اما این اتفاق دائم تکرار می‌شود. مهم‌تر از آن، وقتی جلسات دائم کنسل می‌شوند، از یک جایی به بعد، کارها درست پیش نمی‌روند. بیشتر وقت‌ها از من می‌پرسند: «چرا این پروژه را اینقدر طول دادی؟» دوست دارم بگویم: «چون دو هفته طول کشید و سه بار جلسه را کنسل کردید و نتوانستم شما را در جریان کارها قرار دهم. » آیا می‌توانم کاری کنم که اینقدر نادیده‌ام نگیرد؟ آیا چون جوانم، برایم احترام قائل نیستند؟ دوست دارم کارم را انجام دهم و دستاورد داشته باشم ولی نمی‌دانم چطور این مشکل را حل کنم.
پاسخ مشاور:
دوست عزیز، شرط می‌بندم که رئیست با بقیه زیردست‌هایش هم همین رفتار را دارد. این در میان مدیران ارشدی که سرشان شلوغ است یک امر شایع است، چون معمولا با یک دست چند هندوانه برمی‌دارند. او برای اینکه چطور کارهایش را اولویت‌بندی کند، دلایل خاص خودش را دارد که به احتمال زیاد، منطقی هم هستند، مگر اینکه قرارش را با تو کنسل کند و در اتاق کارش تلویزیون ببیند. اما منظورم این نیست که این رفتارها آزاردهنده نیست، چون هست. اما به نظر من تو داری بیش از حد آزار می‌بینی، چون از رفتارش این برداشت را کردی که برایت احترام قائل نیست. پس اولین کاری که باید بکنی این است که قضیه را شخصی نکنی. حقیقت این است که خیلی چیزها، واقعا از تقاضای تو مهم‌ترند و برای او در اولویتند. و این کاملا طبیعی است چون او مدیر ارشد است. در واقع، این رفتار می‌تواند نشانه اعتماد او به تو و کارت باشد. شاید او جلسات را کنسل می‌کند چون فکر می‌کند خودت تنهایی و در غیاب او از پس کارها بر می‌آیی و وقتی چیزی را به تو می‌سپارد، همه چیز را تحت کنترل خواهی داشت. با این وجود، تو باید وقتی به رئیست نیاز داری به او دسترسی داشته باشی و کارهایی هست که می‌توانی برای جلب توجه او انجام دهی.
یکی از رویکردها این است که مستقیما با او درباره این الگوی رفتاری صحبت کنی. او شاید حواسش نیست که رفتارش تو را اذیت می‌کند و اگر این را بداند، شاید سعی کند این اتفاق کمتر بیفتد. وقتی با او صحبت می‌کنی، نگو: «وقتی این اتفاق می‌افتد، به من بر می‌خورد. » به جایش بگو: «این اتفاق از چند جهت روی کار من تاثیر می‌گذارد. » یا می‌توانی این‌طور بگویی: «فکر می‌کنم حدودا نیمی از جلسه‌های ما یا کنسل می‌شوند یا به بعد موکول می‌شوند. البته کاملا درک می‌کنم که سرتان شلوغ است، اما گاهی این باعث شده مشتری‌ها دلخور شوند، چون نتوانسته‌ام به موقع به آنها پاسخ دهم. گاهی هم از پروژه‌ها عقب می‌افتم. کاری از دست من بر می‌آید که جلسات کمتر کنسل شوند؟ اگر برنامه‌ریزی جلسات را تغییر دهیم و روز یا ساعت دیگر را برای جلسات در نظر بگیرم، کمکی می‌کند؟ یا مثلا تماس بگیرم و بگویم اگر امکانش هست امروز ۱۰ دقیقه صحبت کنیم که اگر سرتان خلوت شد، خبرم کنید.» این پیشنهادها ممکن است فایده داشته باشند؛ شاید هم نه. هدف این است که او بداند لغو جلسه‌ها دارد برایت مشکل ایجاد می‌کند و نشان دهی که می‌خواهی مشکل را تا جایی که به تو مربوط می‌شود حل کنی.
راه حل دوم این است که وقتی تماس می‌گیرد تا جلسات را کنسل کند، یک جور دیگر جواب دهی. اگر لغو جلسه باعث می‌شود کارهایت پیش نروند، باید به او بگویی. مثلا بگو: «امروز یا فردا واقعا نیاز دارم با شما صحبت کنم، هرچند کوتاه چون . . . (دلیلت را بگو). می‌توانم در زمان دیگری وقتتان را بگیرم؟» یا شاید بهتر باشد بگویی: «البته می‌توانم جلسه را به زمان دیگری موکول کنم، اما در مورد نامه‌ای که قرار است این هفته بفرستم، به نظر شما نیاز دارم. ایرادی ندارد اگر آن را فعلا نفرستم تا همدیگر را ببینیم؟» معمولا کارمندها وقتی لغو یک جلسه روند کارشان را مختل می‌کند، حرفی درباره‌اش نمی‌زنند چون فکر می‌کنند مدیر باید این چیزها را بداند یا حس می‌کنند شاید حتی اگر حرفی بزنند، فایده نخواهد داشت. در حالی که مدیران اغلب با خودشان می‌گویند: «اگر لغو جلسه مشکل‌ساز باشد، خودشان به من می‌گویند دیگر! تا الان که اعتراضی نکرده‌اند، پس لابد همه چیز رو به راه است.»
پس سعی کن در صورت لزوم، درباره چیزهایی که نیاز داری صحبت کنی و بگویی که لغو جلسات روی پروژه‌هایت و زمان تحویل آنها تاثیر می‌گذارد. همچنین، ببین چه راه‌هایی هست که بتوانید راحت‌تر با هم تبادل اطلاعات کنید. آیا می‌توانی تعداد جلسات را کمتر کنی و به جایش، خلاصه‌ای از روند کارها را به او ایمیل کنی تا در جریان باشد؟ امکانش هست که چند موضوع را یکجا در یک جلسه مطرح کنی تا تعداد جلسات کمتر شود؟ می‌توانی با منشی‌اش صحبت کنی و از او بخواهی که هر وقت مدیر چند دقیقه وقت آزاد داشت، خبرت کند که او را ببینی؟ می‌توانی پس از جلسات کارکنان، از فرصت استفاده کنی و با او صحبت کنی یا وقتی به جلسه دیگری می‌رود، در مسیر با او صحبت کنی و سوال مهمت را بپرسی؟
و وقتی موفق شدی با او دیدار کنی، سعی کن از زمانت بهترین استفاده را ببری. نوشته‌هایت را از قبل سازماندهی کن تا به سرعت او را در جریان قرار دهی. اهدافت از تشکیل جلسه را صراحتا مشخص کن. مثلا: «برای اجرای این طرح به تایید شما نیاز دارم.» یا «می‌خواستم نظر شما را درباره این مشتری بپرسم.» حواست باشد اگر به سوال‌هایت جواب داده شد، سریع جمع‌بندی کنی. اگر بداند که از زمانش به‌طور بهینه استفاده می‌کنی، احتمالا بعدها سعی می‌کند وسط کارهایش برایت وقتی پیدا کند. و سخن آخر. نباید انتظار داشته باشی که هیچ جلسه‌ای کنسل نشود، چون واقع‌بینانه نیست. اما راه‌های دیگری هم هست که بتوانی کارهایت را پیش ببری. مهم این است که چیزی که از رئیست می‌خواهی به دست آوری، نه اینکه انتظار داشته باشی هیچ وقت جلسه را کنسل نکند.
- در مورد پیشنهاداتی که مشاوران خارجی ارائه کرده‌اند، قبل از پذیرش و به‌کارگیری این پیشنهادات، بررسی کنید که آیا با توجه به شرایط و بافت اجتماعی - اقتصادی کشورمان، اجرای این پیشنهاد به مصلحت است. این وبلاگ مسئولیتی در قبال کاربرد این پیشنهادات توسط خوانندگان ندارد.
- لطفا نظرات و تجربیاتتان را با خوانندگان وبلاگ در میان بگذارید.