سئوال:
مشاور عزیز، دو ماه پیش، وقتی مدرک فوق‌لیسانسم را گرفتم، کار جدیدم را شروع کردم. این اولین‌باری نیست که یک شغل تمام‌وقت دارم. با محیط اداری آشنا هستم و می‌دانستم چه چیزی در انتظارم است. اما کاری که دارم انجام می‌دهم اصلا آن چیزی نیست که فکرش را می‌کردم.
وقتی اولین‌بار با این شرکت مصاحبه کردم، هم منابع انسانی و هم مدیر فعلی‌ام گفتند که عنوان شغل مربوطه، مدیریت پروژه است و مسوولیت‌هایش مشخص است، از جمله برنامهریزی گردهمایی‌ها. اما از وقتی کارم را شروع کردم، کلی کار روی سرم ریخته‌اند که بیشتر شبیه وظایف منشی‌هاست، مثل زمان‌بندی کنفرانس‌های تلفنی، سفارش ملزومات اداری، ویرایش مکاتبات مدیر و کارهایی از این قبیل. در آگهی یا مصاحبه‌ها اشاره‌ای به این وظایف نشده بود. ۷۰ تا ۸۰ درصد کارهایی که در طول روز انجام می‌دهم، کارهای دفتری است. می‌ترسم که به مرور، این کارها به وظایفم تبدیل شوند، به‌جای اینکه پروژههای مهم را به من واگذار کنند. به‌زودی یک کنفرانس مهم برگزار خواهیم کرد که هماهنگی‌اش بر عهده من است (همان‌طور که گفتم این یکی از وظایف مدیر پروژه است). اما دارم فکر می‌کنم پس از پایان کنفرانس، جایگاهم در این شرکت چه شکلی خواهد بود. بارها در جلسات هفتگی از آنها خواسته‌ام وظایفم را مشخص کنند اما هیچ‌وقت به کارهای دفتری اشاره‌ای نمی‌شود و وقت و بی‌وقت، برایم کار می‌فرستند. شرکت و مزایایش را دوست دارم اما زیاد خوشحال نیستم. چقدر باید صبر کنم تا درباره این شغل تجدیدنظر کنم؟ می‌دانم که هنوز زود است اما اگر کارمان برایمان رضایت‌بخش نباشد، چقدر باید تحمل کنیم؟
پاسخ مشاور:
خدای من! با رئیست صحبت کن. درست است. در بسیاری از شغل‌ها، انجام کار دفتری تا حدی عادی است. اینکه کارهای دفتری مربوط به خودت یا پروژه‌هایت را خودت انجام دهی، غیر معمول نیست (از نظر من، ویرایش مکاتبه‌های رئیس، لزوما کار دفتری نیست البته بستگی دارد که کدام مکاتبه‌ها را ویرایش کنی). اما باید ببینی آیا کارهای دفتری خودت را انجام می‌دهی یا کارهای دیگران را. مثلا آیا برای کنفرانس تلفنی‌ای که خودت در آن شرکت داری برنامهریزی می‌کنی یا کنفرانسی که خودت در آن حضور نداری؟ همان‌طور که گفتم انجام کار دفتری در بسیاری از شغل‌ها عادی است. اما حدی دارد. تو گفتی ۷۰ تا ۸۰ درصد کارهایت، دفتری است. این اصلا عادی نیست. تو عملا منشی هستی و گاهی کارهای مدیر پروژه را به‌صورت جانبی انجام می‌دهی. پس حتما باید با رئیست صحبت کنی و ببینی قضیه از چه قرار است. چند احتمال وجود دارد. شاید چون فقط ۲ ماه از استخدامت گذشته، رئیست می‌خواهد اول کارهای ساده‌تر را به تو بسپارد تا به مرور برای انجام کار اصلی‌ات آمادگی پیدا کنی. او نمی‌داند که تو دوست داری زودتر مسوولیت‌های مهم را بر عهده بگیری. احتمالا مجبوری او را راضی کنی که کاری را که برایش استخدام شدی، به تو محول کند.
شاید هم چون یک کنفرانس پیش‌رو دارید که وظیفه هماهنگی‌اش با توست، نمی‌خواهد پروژههای دیگری را به تو بسپارد تا سرت شلوغ نشود. اگر دلیلش این باشد، باید به تو می‌گفت اما او اولین مدیری نیست که رابطه برقرار کردن بلد نیست. شاید هم نمی‌داند حجم کارهای دفتری که انجام می‌دهی چقدر است. این کارها را خودش به تو واگذار کرده یا دیگران؟ اگر دیگران کارهایشان را روی سر تو می‌ریزند، احتمالش هست که شرح وظایفت را ندانند و وظیفه رئیست است که این را روشن کند. البته اینها سناریو‌های خوش‌بینانه‌اند. یک احتمال هم هست که شغلت، همینی باشد که هست! شاید رئیست نتوانسته طی فرآیند استخدام، وظایف را به درستی برایت توضیح دهد. شاید هم فکر می‌کند این جایگاه، بیشتر وظایفش در حیطه مدیریت پروژه است و حجم کارهای دفتری که در آن وجود دارد را دست‌کم گرفته. شاید هم تعریفش از مدیریت پروژه همین است که البته خیلی عجیب است. اگر مصاحبه‌ها و گفت‌وگوهایت با او را به یاد بیاوری، خیلی چیزها برایت روشن می‌شود.
آیا درباره مسوولیت‌ها، جزء به جزء صحبت کردید؟ اگر صحبت کردید و کاری که الان داری انجام می‌دهی با وعده‌های او تفاوت دارد، وقتی بخواهی موضوع را با او مطرح کنی، در موضع قدرت خواهی بود. اگر درباره مسوولیت‌ها صحبتی نکردید، بازهم می‌توانی (و باید) حرفش را به میان بیاوری. می‌توانی بگویی: «می‌خواستم درباره جایگاهم صحبت کنم. از وقتی استخدام شدم، ۸۰ درصد کارهایم دفتری بوده، مثل X و Y. طبق صحبت‌هایمان در مصاحبه‌ها، انتظار داشتم بیشتر وظایفم حول محور مدیریت پروژه باشد مثل A و B. نمی‌دانم علتش چیست که شغلی که به من پیشنهاد دادید با آنچه قولش را داده بودید متفاوت است. علتش این است که تازه‌کارم؟ یا به‌خاطر کنفرانس است؟ یا قرار است همیشه به همین شکل باشد؟ می‌شود بگویید چقدر کارهای دفتری باید انجام دهم و چقدر کارهای مدیریت پروژه؟» یادت باشد که حتما روی «۷۰ یا ۸۰ درصد» تاکید کنی چون اگر نگویی، فکر می‌کند تو هم مثل اکثر آدم‌ها از جنبه‌های کسل‌کننده شغلت خسته شده‌ای. اگر به حرفت اهمیت نداد، بگو: «می‌دانم که در همه شغل‌ها، تا حدی کار دفتری انجام می‌شود اما من هر روز ۸۰ درصد زمانم را صرف این کارها می‌کنم.»
بعد به حرف‌هایش گوش کن. شاید بگوید این شرایط موقتی است و تغییر خواهد کرد. شاید از قضیه خبر نداشته و از حرف‌هایت شوکه شود. شاید هم بگوید که همینی است که هست. هرچه بگوید، هدف تو از این گفت‌وگو این است که ببینی چه تعریفی از این شغل دارد و آیا احتمال دارد که در آینده چیزی تغییر کند یا نه. اگر دیدی شغلت، همینی است که هست، باید تصمیم بگیری که چنین شغلی را می‌خواهی یا نه. شاید بتوانی راضی‌اش کنی که کمی مسوولیت‌هایت را تغییر دهد و وظایف مدیریتی بیشتری را به تو واگذار کند. کسی چه می‌داند. شاید موافقت کند. اما اگر نکرد، منطقی است که دنبال کار دیگری بگردی. اگر کار به آنجا کشید، به مصاحبه‌کنندگان بعدی بگو که علت استعفایت چه بوده. مثلا: «به‌عنوان مدیر پروژه استخدام شدم اما در نهایت، وظایف منشی را انجام می‌دادم. » اما حتما هر چه زودتر با رئیست صحبت کن؛ این‌طوری می‌فهمی که آیا این جایگاه از نظر حرفه‌ای برایت مناسب است یا نه.
- در مورد پیشنهاداتی که مشاوران خارجی ارائه کرده‌اند، قبل از پذیرش و به‌کارگیری این پیشنهادات، بررسی کنید که آیا با توجه به شرایط و بافت اجتماعی - اقتصادی کشورمان، اجرای این پیشنهاد به مصلحت است. این وبلاگ مسئولیتی در قبال کاربرد این پیشنهادات توسط خوانندگان ندارد.
- لطفا نظرات و تجربیاتتان را با خوانندگان وبلاگ در میان بگذارید.