سئوال:
مشاور عزیز،
یک سال است که در سازمان‌مان مدیر شده‌ام و به‌طور کلی هفت سال است که در این سازمان مسوولیت‌های مختلف را بر عهده داشته‌ام. حالا قرار است مسوولیت تازه‌ای به من سپرده شود و رهبری تیم بزرگ‌تری را بر عهده داشته باشم. در گذشته، رئیس من جلسات هفتگی بین اعضای تیم برگزار می‌کرد که من آنها را استفاده درست از زمان نمی‌دانستم. این جلسات گاهی دو ساعت طول می‌کشید، به مکالمات حاشیه‌ای و موضوعات غیرکاری می‌انجامید و دستور جلسه نداشت. بیشتر زمان ما صرف مرور وظایفی که از جلسه گذشته تاکنون انجام داده‌ایم، می‌شد.
آیا این جلسات تیمی برای تیم من هم ایده خوبی است؟ این جلسات چه چیزهایی را باید دربربگیرند؟ چه چیزی باعث مفید بودن آنها می‌شود؟
پاسخ مشاور:
خیلی خوب است که شما به چنین موضوعی فکر کرده‌اید، چون معتقدم در بیشتر سازمان‌ها ۸۵ درصد جلسات، تلف کردن زمان است. جلساتی که عنوان می‌کنید مجبور به شرکت در آن هستید، همه ویژگی‌های جلسات بد را دارند؛ به خصوص از آن جهت که صورت جلسه ندارند و فقط در جلسه می‌چرخید و در مورد کارهایی که انجام داده‌اید صحبت می‌کنید.
سعی کنید تا جایی که می‌توانید تعداد این جلسات را به حداقل برسانید و آنها را مفیدتر برگزار کنید. برای انجام این کار موارد زیر را در نظر بگیرید:
- قبل از برنامه‌ریزی برای یک جلسه، از خودتان این سوالات را بپرسید:
- آیا موضوع این جلسه چیزی است که به راحتی بتوان در یک یادداشت یا ایمیل آن را منتقل کرد؟ آیا قرار است بحثی صورت گیرد (یعنی گفتن حرف و گرفتن بازخورد که ماهیت بیشتر جلسات همین است) یا اطلاعاتی به اشتراک گذاشته شود. (که همان مبحث یادداشت یا ایمیل مطرح می‌شود).
- آیا واقعا ارزش دارد که زمان کارکنان‌تان برای این جلسه صرف شود؟
- حضور چه کسانی واقعا ضروری است.
- آیا حضور در جلسه اختیاری است یا اجباری؟
- همیشه، همیشه، همیشه دستور جلسه داشته باشید. ممکن است حتی در این دستور جلسه اشاره کنید که قرار است برای هر موضوع مورد بحث چقدر زمان صرف کنید. اگر یکی از کارکنان شما بخواهد جلسه‌ای را تنظیم کند، اصرار داشته باشید که او هم از قبل، دستور جلسه تهیه کند. این کار تضمین‌کننده آن است که افراد به دستاورد نهایی جلسات از قبل فکر کرده‌اند. این موضوع مسائل حاشیه‌ای را بی‌اثر کرده و از جلسات بی‌هدف مانند آنچه مدیرتان برگزار می‌کند، جلوگیری می‌کند.
- در لحظه تصمیم بگیرید. وقتی مساله‌ای پیش بیاید که جزو دستور جلسه نباشد و به اندازه کافی مهم باشد که موضوع دیگری را کنار بگذارید، در لحظه تصمیم بگیرید؛ اگر نه، بگویید «بهتر است این مساله را به وقت دیگری موکول کنیم» و مکالمات را به وضعیت قبل و چیزی که به خاطر آن جلسه تشکیل داده بودید، برگردانید.
- در مورد نتیجه‌ای که می‌خواهید از جلسه به دست آورید، شفاف باشید. همان ابتدا اعلام کنید: «ما یک ساعت برای پوشش مساله A، B و C زمان داریم. در پایان این جلسه، امیدوارم نتیجه. . . . را داشته باشیم.» جلسه‌ای موثر است که از همان ابتدا هدف مفیدی داشته باشد. در این صورت، به نتیجه مطلوب خود می‌رسید. برای خود مشخص کنید آیا می‌خواهید تصمیمی بگیرید؟ آیا می‌خواهید ایده‌ای تولید کنید؟ آیا گزارش وضعیت می‌خواهید؟ آیا می‌خواهید در مورد موضوعی ارتباط برقرار کنید؟ آیا برنامه‌ای می‌ریزید؟ هر یک از این موارد، نمونه هدف یک جلسه هستند. قبل از هر چیز بر هدف مورد نظر خود متمرکز شوید.
- شروع و پایان جلسه به‌موقع باشد. اگر زمان شروع جلسه را جدی نگیرید، افراد هم در ادامه آن را جدی نمی‌گیرند و زمان بیشتری را به هدر می‌دهند. همین جدیت را در پایان جلسه هم به کار بگیرید: یک محدودیت زمانی تعیین کنید و در ابتدای جلسه آن را اعلام کنید و هر وقت ۵ یا ۱۰ دقیقه از اصل جلسه دور شدید، آن را به حاضران هشدار دهید.
- مطمئن شوید یک نفر مسوولیت اداره جلسه را بر عهده دارد. این فرد چه خودتان باشید و چه فردی دیگر، باید به پیشبرد جلسه کمک کند، مکالمات را در مسیر درست هدایت کند، آیتم‌ها از هم مجزا شوند، مسائل حاشیه‌ای قطع شوند و به‌موقع نتیجه‌گیری شود.
- در پایان جلسه مطمئن شوید همه حاضران در مورد اقدامات بعدی توجیه شده‌اند؛ به عبارت دیگر، صحبت‌هایی که شده عملی شوند و مسوولیت هر کس مشخص باشد. باید تمامی این موارد در صورت جلسه ثبت شوند.
- هیچ گاه جلسات گروهی را به ارائه گزارش‌های فردی تبدیل نکنید؛ یعنی همان کاری که مدیرتان انجام می‌داد. این کار باعث هدرروی زمان بقیه افراد می‌شود.
- از شرکت‌کنندگان در جلسه بازخورد بگیرید. درست است که باید زمان را مدیریت کنید، اما اداره یک جلسه نقشی دیکتاتورگونه نیست. باید از همان ابتدا افراد را به مشارکت تشویق کنید. شاید مساله مهمی وجود داشته باشد که کسی بخواهد به بحث اضافه کند. به همین دلیل اگر هم کسی بیش از حد در بحث‌ها مسلط بود، شرایط را کنترل کنید و از دیگران بخواهید ایده‌های خود را مطرح کنند.
- در مورد پیشنهاداتی که مشاوران خارجی ارائه کرده‌اند، قبل از پذیرش و به‌کارگیری این پیشنهادات، بررسی کنید که آیا با توجه به شرایط و بافت اجتماعی - اقتصادی کشورمان، اجرای این پیشنهاد به مصلحت است. این وبلاگ مسئولیتی در قبال کاربرد این پیشنهادات توسط خوانندگان ندارد.
- لطفا نظرات و تجربیاتتان را با خوانندگان وبلاگ در میان بگذارید.