سئوال:
در پست جدیدم به عنوان معاونت اداری قرار است اولین گزارش عملکرد سالانه را بنویسم. تنها هفت ماه در این سمت کار کرده‌ام، اما سازمان ما فقط یک بار در سال گزارش عملکرد سالانه در مورد همه کارمندان تنظیم می‌کند. در انجام این وظیفه، باید یک فرم خودارزیابی پر کنم و برای این کار با مشکل مواجه شده‌ام. بخشی که باید پیشرفت‌ها و دستاوردها نسبت به سال گذشته را پر کنم، کار آسانی است. در این مدت چیزهای زیادی یاد گرفته‌ام، بنابراین سیستم‌ها، فرآیندها و ساختارهایی را که احساس می‌کنم بر آنها تسلط یافته‌ام، خلاصه می‌کنم. اما نمی‌دانم چطور باید اهداف سال آینده را مشخص کنم. همچنین از آنجایی که مدیرمان سخاوتمندانه به من اجازه داده وظایفی را بر عهده بگیرم که خارج از شرح وظایف من است، اما با سوابق تحصیلی من همخوانی دارد و نیز اهداف سازمان را مورد حمایت قرار می‌دهد، هنوز در کشمکش هستم. حتی یک دوره توسعه حرفه‌ای برای من ترتیب داده‌اند تا آموزش بیشتری برای روش انجام این کار ببینم. به هر حال، می‌خواهم خودارزیابی من نشان‌دهنده این واقعیت باشد که می‌‌دانم به خاطر چه شغلی استخدام شده‌ام و در ضمن تایید کنم که به توسعه مهارت‌هایم در این حوزه جدید علاقه‌مندم. چگونه می‌توانم اهدافی را بنویسم که با شرح وظایف من همراستا باشد، اما در ضمن در مورد حس تسلط بر وظایف و تمایل به کشف دیگر حوزه‌ها درون سازمان صادق باشم؟
پاسخ مشاور:
به نظر می‌رسد شما به اهدافی فکر می‌کنید که به تسلط شخصی خودتان بر مسائل مربوط است، اما باید نظرتان را تغییر دهید و به چیزهایی فکر کنید که برای کل سازمان دستاورد محسوب می‌شود، نه چیزی که شخصا یاد می‌گیرید (در واقع، مثل این است که هنوز ذهنیتی آکادمیک دارید و در آن فضا تفکر می‌کنید). نمونه وظایف موجود در یک کار اداری عبارت است از:
- برنامه‌ریزی درخواست‌های جلسات ظرف ۴۸ ساعت، به طوری که در اولین روز پذیرش درخواست‌ها تلاش برای برنامه‌ریزی آنها آغاز شود.
- مسائل مالی طوری مدیریت شوند که هزینه‌ها با بودجه همخوانی داشته باشد و بدانیم همیشه طبق برنامه‌ریزی پیش می‌رویم یا نه.
- اطمینان از اینکه کارکنان به حمایت‌های اداری که روزانه به آن نیاز دارند، می‌رسند.
به عبارت دیگر، به این توجه کنید که اگر سال آینده کار خارق‌العاده‌ای انجام دهید، در پایان آن چه دستاوردی خواهید داشت؟ به علاوه، سعی کنید بر آن چیزی که محقق شده متمرکز شوید، نه چیزی که خودتان بر آن تسلط دارید.
- در مورد پیشنهاداتی که مشاوران خارجی ارائه کرده‌اند، قبل از پذیرش و به‌کارگیری این پیشنهادات، بررسی کنید که آیا با توجه به شرایط و بافت اجتماعی - اقتصادی کشورمان، اجرای این پیشنهاد به مصلحت است. این وبلاگ مسئولیتی در قبال کاربرد این پیشنهادات توسط خوانندگان ندارد.
- لطفا نظرات و تجربیاتتان را با خوانندگان وبلاگ در میان بگذارید.