سئوال:
مشاور عزیز،
در حال حاضر برای شرکتی در صنعت هوافضا کار می‌کنم و با حجم کاری اعضای تیمم مشکل دارم. تعداد کمی از کارمندانم عملکرد و اخلاق کاری بسیار عالی دارند و میتوانم کاملا روی آنها حساب کنم؛ اما احساس می‌کنم حجم کاری آنها در مقایسه با بقیه توازن ندارد. از یک بورد تصویری دیواری استفاده کرده‌ام تا وظایف اصلی کارمندان را مشخص کنم و برخی وظایف کوچک‌تر را که هر از گاهی پیش می‌آیند بر عهده خود آنها گذاشته‌ام که برای انجام آن داوطلب شوند. مساله اصلی من این است که کسی انجام این وظایف داوطلبانه را عهد‌ه‌دار نمی‌شود، تنها یک یا دو نفر از کارمندان خوب پا پیش می‌گذارند، حتی اگر کل روز کارهای روتین خودشان را داشته باشد. چگونه میتوانم حجم کار را عادلانه بین آنها توزیع کنم؟
به اینکه وظایف را به صورت دوره‌ای بین کارمندان تقسیم کنم فکر کرده‌ام، اما برخی کارمندان برخی وظایف خاص را بهتر از بقیه انجام می‌دهند و نمی‌توان هر کاری را به هر کسی سپرد. از طرفی هم نمی‌توانم هر کارمند را مسوول وظیفه‌ای خاص کنم؛ چرا که برخی وظایف بیش از بقیه تکرار می‌شوند و دوباره حجم کاری آن کارمند بیش از بقیه می‌شود. به این فکر کرده‌ام که تعداد وظایفی را که یک کارمند نهایتا می‌تواند انجام دهد محدود کنم تا کارها به‌طور عادلانه بین آنها تقسیم شود. نظر شما در این مورد چیست؟
پاسخ مشاور:
کار تعیین دقیق وظایف را باید شروع کنید؛ در غیر این صورت، مشکلات فعلی شما باقی خواهد ماند: بهترین کارمندان وظایف مهم را برعهده می‌گیرند و این موضوع به تخصیص نامتوازن وظایف منجر می‌شود. بخشی از کار شما به عنوان یک مدیر آن است که در مورد اینکه چه کاری باید به چه کسی واگذار شود تصمیم بگیرید و مطمئن شوید وظایف به صورت منطقی توزیع شده است. محدود کردن شرایط به اینکه حجم کاری هر فرد سقف داشته باشد نیز همچنان شما را مجبور می‌کند که تعیین کنید چه کسی چه کاری را انجام دهد. پس بهتر است تعیین سقف کاری را فراموش کرده و هر چه زودتر خودتان مستقیما وظایف آنها را تعیین کنید. این به آن معنا نیست که باید سیستم کار داوطلبی را به کلی حذف کنید، بلکه قبل از آنکه تصمیم بگیرید مقداری از کار داوطلبانه را همچنان در سیستم شرکت نگه دارید، باید توجه کنید این روش چگونه بر کار بهترین کارمندان شما تاثیرگذار است: آیا آنها درگیر حجم نامتناسبی از پروژه‌ها شده‌اند که مطلوبشان نیست؟ البته، قرار نیست همه چیز به‌طور کامل خوشایند آنها باشد، بلکه می‌خواهید مطمئن شوید افرادی که ابتکار عمل دارند در مقایسه با دیگران با حجم کاری بیشتر یا بدترین پروژه‌ها مواجه نیستند.
- در مورد پیشنهاداتی که مشاوران خارجی ارائه کرده‌اند، قبل از پذیرش و به‌کارگیری این پیشنهادات، بررسی کنید که آیا با توجه به شرایط و بافت اجتماعی - اقتصادی کشورمان، اجرای این پیشنهاد به مصلحت است. این وبلاگ مسئولیتی در قبال کاربرد این پیشنهادات توسط خوانندگان ندارد.
- لطفا نظرات و تجربیاتتان را با خوانندگان وبلاگ در میان بگذارید.