سئوال:
مشاور عزیز
برای به‌روزرسانی کردن یکی از پروژه‌های شرکت داده‌ها را باید توسط یکی از همکارانم به دست بیاورم. هر وقت به زمان به‌روزرسانی نزدیک می‌شویم چند هفته زودتر جلسه‌ای با او می‌گذارم و به وضوح توضیح می‌دهم که در چه تاریخی به داده x یا y نیاز دارم.
اما هر بار همکارم مهلت تعیین شده را نادیده می‌گیرد و ما را به دقیقه ۹۰ می‌کشاند و چون همه تلاش‌های ما به دقایق آخر کشیده می‌شود، گاهی داده‌ها اشتباه است و گاهی من آنها را اشتباه تفسیر می‌کنم و چند ماه بعد متوجه این اشتباهات می‌شوم.
همکارم همواره در حال عذرخواهی کردن است. او واقعا انسان نازنینی است و شخصا او را دوست دارم. هنوز نتوانسته‌ام این موضوع را با مدیر کل شرکت‌مان یا مدیر مستقیم او در میان بگذارم و این به نظر خودم احمقانه به نظر می‌رسد. هنوز با خودم در حال جنگ هستم که چگونه این کار را انجام دهم، گرچه می‌دانم این درست‌ترین کار ممکن است.
بخشی از مشکل این است که نمی‌دانم چه رویکردی اتخاذ کنم. آیا اول باید با خودش صحبت کنم و اجازه دهم بداند این روند غیرقابل قبول است و دفعه بعدی که ضرب‌الاجل را رعایت نکند، من مجبورم به مدیرم گزارش دهم؟ یا اینکه ایمیلی به مدیر مستقیم او بفرستم و موضوع را توضیح دهم، بدون اینکه خود او بداند؟ یا اینکه همان ابتدا به مدیر کل شرکت‌مان بگویم، درحالی‌که می‌دانم او بالاترین پست شرکت را دارد و ممکن است به جای حل موضوع، مشکل جدیدی برای همکارم پیش آید. لطفا مرا راهنمایی کنید.
پاسخ مشاور:
شما در شرایط پیچیده‌ای قرار گرفته‌اید، چون همکارتان را دوست دارید و نمی‌خواهید اطلاعات منفی که امکان دارد موجب دردسر او شود، منتشر کنید، اما به این فکر کنید که خودتان هم فرد خوبی هستید و به کارتان متعهدید. باید با مدیرتان صحبت و او را مطلع کنید. اگر این اتفاق فقط یک بار رخ داده بود، می‌توانستید ابتدا مستقیما با خود همکارتان در مورد آن صحبت کنید، اما این یک الگوی تکراری بلندمدت است و مشکلاتی واقعی و پایدار به وجود آورده و اقدامات منطقی که در مورد آن انجام داده‌اید، نتوانسته مشکل را حل کند.
اما این مشکلی است که «باید» حل شود. بنابراین من دو راه‌حل را پیشنهاد می‌کنم:
- در مورد این نگرانی با همکارتان صحبت کنید. البته مجبور نیستید این کار را انجام دهید، چون همکارتان باید می‌فهمید این ضرب‌الاجل‌های کاری الگویی دارد و باید به کوتاهی‌های خودش اذعان می‌کرد و برنامه‌ای مدون برای آن تنظیم می‌کرد. اما چون این اتفاق نیفتاده، شما باید دست به‌کار شوید. می‌توانید چیزی شبیه این بگویید «جک، می‌خواهم در مورد ضرب‌الاجل‌های پروژه x با تو صحبت کنم. کار من برای جمع‌آوری داده‌ها به تو وابسته است و کوتاهی‌های تو در تحویل به موقع آنها مشکلاتی را مثل تاخیر یا اشتباه در ارائه درست داده‌ها به وجود آورده است. این مشکل به حدی جدی است که فکر می‌کنم نیاز باشد جین (رئیس کل شرکت) و فرگوس (مدیر مستقیم همکارتان) را وارد موضوع کنیم، چون واقعا نیاز است داده‌های بعدی به موقع و دقیق به دست من برسند. فقط می‌خواستم قبل از هر اقدامی تو را در جریان بگذارم. »
یا می‌توانید جمله آخر را تغییر داده و بگویید اگر دفعه بعد بازهم این مشکل بروز کرد، مجبورید مدیران را در جریان بگذارید. البته با این کار بار دیگر احتمال این را که دفعه بعد داده‌ها دیر یا اشتباه به دست شما برسند، ایجاد می‌کنید. اگر می‌توانید این ریسک را بپذیرید، یک بار دیگر به او مهلت دهید. - چه تصمیم گرفته باشید الان اقدامی کنید یا دفعه بعد، مشکل دیگری که وجود دارد چگونگی صحبت کردن با مدیرتان است. شما گفتید نگران این هستید که به جای حل و فصل شرایط، مشکلی برای همکارتان ایجاد شود، اما این مشکلی است که راه حل آن خارج از کنترل شما است. در این مرحله راه حل موجود این است که از مدیرتان بخواهید مدیر مستقیم همکارتان را وارد قضیه و با او صحبت کند (و شاید دقیق‌تر او را مدیریت کند).
پس ابتدا با مدیر خودتان صحبت کنید. می‌توانید از چنین جملاتی استفاده کنید: «می‌خواستم شما را در جریان مشکلی که برای تهیه داده‌های پروژه x داشتم بگذارم. کار من برای تهیه این داده‌ها به جک وابسته است، اما او همیشه این اطلاعات را دیر یا اشتباه به دست من می‌رساند. من سعی کرده‌ام نوع و زمان داده‌هایی را که نیاز دارم چند هفته قبل با او در میان بگذارم، اما هر بار دیر می‌شود و چون کار به دقایق آخر می‌رسد، نمی‌توانم کیفیت آنها را چک و تضمین کنم. فکر می‌کنم نیاز باشد در این باره با فرگوس صحبت کنم. نظر شما چیست؟»
درواقع با این جملات شما راه حلی را پیش روی مدیرتان قرار می‌دهید و به او می‌گویید بهتر است موضوع با مدیر مستقیم جک در میان گذاشته شود. اگر هم به جایی برسید که بهتر باشد همه کارها را صرفا به مدیر خودتان واگذار کنید و تصمیم‌گیری را به او بسپارید، می‌توانید جملات خود را عوض کنید: «نمی‌دانم لازم است با فرگوس در مورد اینکه چگونه می‌توانیم از تیم او بهتر کمک بگیریم صحبت کنید یا نه.»
آیا گزارش دادن در مورد کم‌کاری همکارتان کار ناخوشایندی است؟ بله، اما باید بدانید این موضوع بر کار شما اثر منفی گذاشته، مرتب تکرار می‌شود و مدیران شما حق دارند بدانند در محیط کار چه اتفاقاتی رخ می‌دهد تا بتوانند آن را حل و فصل کنند.
- در مورد پیشنهاداتی که مشاوران خارجی ارائه کرده‌اند، قبل از پذیرش و به‌کارگیری این پیشنهادات، بررسی کنید که آیا با توجه به شرایط و بافت اجتماعی - اقتصادی کشورمان، اجرای این پیشنهاد به مصلحت است. این وبلاگ مسئولیتی در قبال کاربرد این پیشنهادات توسط خوانندگان ندارد.
- لطفا نظرات و تجربیاتتان را با خوانندگان وبلاگ در میان بگذارید.