سئوال:
مشاور عزیز، آخر سال گذشته، در حالی مدیریت یک آژانس غیرانتفاعی را پذیرفتم که با مشکلات فراوانی دست و پنجه نرم می‌کرد. چهار کارمند تمام وقت داشتم و دو کارمند نیمه وقت.
حالا شرایط کمی بهتر شده، اما هنوز هم مشکلاتی داریم. به همین دلیل، باید حواسم را جمع کنم که افراد مناسب را استخدام کنم. طی مدت تصدی‌ام، دو نفر را استخدام کرده‌ام. اولی «سالی» بود. او که برای جایگاه مدیریت ارتباط با خیرین انتخاب شده بود فاجعه بود و بعد از سه ماه رفت. دومی اما فوق‌العاده است. حالا باید یک نفر را جایگزین «سالی» کنم. به احساسم اعتماد ندارم چون از دو نفری که استخدام کردم، فقط یکی از آنها خوب از آب درآمد. وقتی مکالمه‌ام با «سالی» را مرور می‌کنم، ایرادی در مصاحبه نمی‌بینم. او در دو مصاحبه شرکت کرد که هر دو عالی پیش رفتند. کاملا پیداست که او در مورد سوابق کاری‌اش اغراق کرده. او انتخاب شده بود که با شرکت‌های اعانه‌دهنده کار کند اما از پس این کار برنیامد. ارتباطات کتبی و مهارت نامه‌نگاری‌اش خیلی ضعیف بود و با وجودی که گفته بود با این کار کاملا آشناست، از برنامه‌هایمان اصلا سر درنمی‌آورد. سوالم اینجاست که از کجا بفهمم یک متقاضی کار دروغ می‌گوید یا در مورد سوابقش اغراق می‌کند؟
پاسخ مشاور:
دوست عزیز، دور و بر ما، مار زیاد است اما وقتی یکی از آنها ما را می‌گزد، دیگر از هر ریسمان سیاه و سفیدی می‌ترسیم. در مورد «سالی»، به اندازه کافی سوال نپرسیدی یا سوالات مناسب نپرسیدی. ما نمی‌توانیم به‌طور قطع بگوییم که «سالی» خودش را خوب جلوه داده یا اشتباهی مرتکب شده. درک و برداشت تو از کلمات و حالت‌های چهره ممکن است با درک و برداشت او متفاوت باشد. یک راه آسان برای ارزیابی مهارت‌های فردی یک متقاضی این است که از او بخواهی برایت بنویسد. ما معمولا برای تشخیص اینکه آیا متقاضی حرف‌های ما در طول مصاحبه را درست فهمیده، در پایان مصاحبه از او می‌خواهیم برایمان یک ایمیل «پیگیری» بفرستد و هر آنچه در مصاحبه شنیده، بنویسد. این یک روش ساده برای ارزیابی مهارت‌های نوشتاری نیز هست.
برای ارزیابی مهارت‌ها، بهترین راه این است که سوالات زیرکانه و اکتشافی بپرسیم. فرض کنیم در حال مصاحبه با فردی هستی که قرار است جایگزین «سالی» شود. این مصاحبه می‌تواند این‌گونه پیش برود:
تو: خب موریس، ممنون که وقت گذاشتی تا درباره جایگاه مدیریت ارتباط با خیرین صحبت کنیم. سابقه کار تو در این زمینه و همکاری‌ات با شرکت‌ها توجه من را جلب کرده. می‌توانی اطلاعات بیشتری به من بدهی؟
موریس: البته! من در شرکت «انگری چالکتز»، به مدت دو سال مسوول اجرای برنامه‌های جمع‌آوری اعانه بودم و با ده‌ها سازمان غیرانتفاعی نیز کار کرده‌ام.
تو: چطور با شریکانت کار می‌کردی؟
موریس: بعضی از این شرکت‌ها قبل از اینکه من وارد این انجمن شوم، با انجمن همکاری داشتند و از بعضی‌ها من دعوت به همکاری کردم. برای آنها خبرنامه می‌فرستادم، جشنواره‌های سالانه برگزار می‌کردم و ارتباطات انجمن را با اعانه‌دهندگان حفظ می‌کردم.
تو: چطور روابط جدید را آغاز کردی؟
موریس: از طریق شبکه‌سازی.
(پایان مکالمه)
بعضی از مصاحبه‌کنندگان، تا اسم شرکت‌های اسم و رسم‌داری مثل گوگل و آمازون را می‌شنوند، می‌گویند: «من باید این را استخدام کنم.» اما در این مرحله مصاحبه، تو هنوز به اندازه کافی کنکاش نکرده‌ای. باید درباره شبکه‌سازی موریس و نحوه برقراری ارتباط با گوگل و آمازون بیشتر بدانی و خیلی چیزهای دیگر.
مکالمه‌ات ممکن است کمی طول بکشد چون در این مرحله، معلوم نیست که موریس یک نامه‌نویس معمولی است یا قهرمان برقراری ارتباطات استراتژیک با شرکت‌های بزرگ. فرستادن خبرنامه به شرکت‌های مهم، چیزی را ثابت نمی‌کند. کسی که در جامعه است و با افراد مهم سر و کار دارد، کار خود را با این جمله وصف نمی‌کند: «من خبرنامه می‌نویسم.»
شرکت تو، یک شرکت کوچک است پس اگر موریس واقعا سری در سرها دارد و با شرکت‌های مهم در ارتباط است، چرا باید جذب یک شرکت کوچک مشکل‌دار شود؟ اطراف ما پر از نشانه است. باید نشانه‌ها را جدی بگیری. باید به عمق این سوال فکر کنی که «این آدم واقعا چه کارهایی انجام داده است؟»
یک بار در جلسه مصاحبه از متقاضی پرسیدم که آیا تا به حال مجبور شده یک برنامه خدمات درمانی را متوقف و برنامه جدیدی را آغاز کند؟ او گفت: «بله، اصلا کار سختی نیست.» من از شنیدن جوابش جا خوردم. اینکه به هزار کارمند بگویی که از دکتر خانوادگی‌شان دست بکشند و از خدمات درمانی شرکت استفاده کنند، اصلا آسان نیست. باید بنشینی، برایشان توضیح دهی که جریان از چه قرار است و متقاعدشان کنی. از او پرسیدم که در ایجاد این تغییرات چه نقشی داشته. او از هر دری حرف زد و در نهایت فهمیدم که او در خود پروسه نقشی نداشته. من کنکاش کردم و وارد جزئیات شدم. در عرض یک گفت‌وگوی نیم ساعته، فهمیدم که او مدیر حقوق و مزایای دو شرکت بوده اما عملا با هیچ کارمندی ارتباط مستقیم نداشته. آن روز من فهمیدم که نباید موضوع مصاحبه را نادیده بگیرم. نباید به مفروضات خودم اکتفا کنم.آن متقاضی به من دروغ نگفته بود. او از زاویه خودش به مسائل نگاه می‌کرد. همه همین‌طورند.
برقراری ارتباط سخت است. از آنجا که تو به کارمندی نیازی داری که مشکلت را رفع کند، پس این وظیفه توست که سوالات بجا و دقیق بپرسی. همان‌قدر که استخدام یک فرد مناسب، مهم است، اینکه دچار بی‌اعتمادی نشوی نیز مهم است. نباید در مصاحبه نگران این باشی که مبادا گول بخوری. تو به‌عنوان مسوول مصاحبه، درست مثل متقاضی ممکن است حقایقی را پنهان کنی. آنها این کار را از قصد انجام نمی‌دهند. مصاحبه یک موقعیت استرس‌زاست. همه می‌خواهند بهترین حالت خود را ارائه دهند. ارتباط می‌تواند به راحتی به سوء تفاهم تبدیل شود. پس بهتر است وارد عمق شویم، متقاضی را بهتر درک کنیم و تا جایی که ممکن است درباره جایگاه شغلی و سازمان به او اطلاعات بدهیم.
- در مورد پیشنهاداتی که مشاوران خارجی ارائه کرده‌اند، قبل از پذیرش و به‌کارگیری این پیشنهادات، بررسی کنید که آیا با توجه به شرایط و بافت اجتماعی - اقتصادی کشورمان، اجرای این پیشنهاد به مصلحت است. این وبلاگ مسئولیتی در قبال کاربرد این پیشنهادات توسط خوانندگان ندارد.
- لطفا نظرات و تجربیاتتان را با خوانندگان وبلاگ در میان بگذارید.