بهترین نرم افزار BPMS کدام است؟

۱- مقدمه

احتمالاً میدانید که نرم افزار BPMS یا سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست ولی اگر بخواهیم در یک جمله BPMS را تعریف کنیم این عبارت بهترین عبارت است: نرم افزار BPMS، یک زیرساخت نرم افزاری است که از طریق آن میتوان فرایندها را با کمترین کدنویسی مکانیزه کرد. چیزی شبیه یک معجزه

ماموریت BPMS (سیستم مدیریت فرایند) حمل داده در یک مسیر مشخص است و این یعنی اتوماسیون فرایندهای سازمانی.

اگر به بازار مراجعه کنید مشاهده خواهید کرد که برخی شرکت ها محصول BPMS را ابزاری جهت تولید برنامه (APPLICATION) های فانتزی مانند سامانه تیکتینگ، سامانه پیشنهادات و انتقادات، سامانه نظرسنجی و سامانه ارتباط با مشتریان معرفی می­کنند.

واقعیت این است که این شرکت ها کارائی این سیستم را درک نکرده اند یا درک کرده اند اما به دلایلی علاقه­ ای به افشای آن ندارند. اما مطمئن باشید ماموریت BPMS تولید برنامه و سامانه و سیستم های فانتزی نیست. بلکه سیستم BPMS (سیستم مدیریت فرایند) در خدمت فرایندهای سازمانی است.

همانطورکه می دانید، در BPM معمولاً ۶ مرحله اصلی وجود دارد:

1. شناسایی فرایندها
2. کشف فرایندها و مدلسازی وضعیت موجود
3. تحلیل
4. بازطراحی
5. پیاده­ سازی فرایندها
6. کنترل و پایش

در بسیاری سازمان­های کشور ما، مراحل اول یعنی مدل­سازی و کشف فرایندها انجام شده یا می­شود. خروجی این مرحله مستنداتی است که بعضاً سازمان­ها در فرمت­ها و مجلدهای شکیل آنها را جمع­ بندی و در قالب کتابچه­­ های فرایندی و زونکن­ها در قفسه مدیران سازمان قرار می­دهند ولی برای اینکه به اهداف اصلی استقرار BPM نائل آییم، لازم است تا هر ۶ مرحله بطور کامل صورت پذیرد و فرایندها در سازمان اجرا شوند. البته به این معنی نیست که فرایندها در سازمان­ها جاری نیستند زیرا سازمان در حال ادامه دادن به حیات خود از طریق همین فرایندها و گردش کارهاست لیکن سازمان­ها از این منظر در سطوح مختلفی از بلوغ قرار دارند.

علی­رغم اینکه فرایندها هم اکنون در سازمان­ها در حال اجرا هستند ولی کند بوده و با لختی زیادی مواجه­اند، بطوری­که آنچه معمولاً مانع تحقق چرخه BPM در سازمان­ها شده است فاز پیاده ­سازی یا اجرای فرایندها است. ابزاری که اجرای فرایندها را تا حد بسیار زیادی تسهیل نموده و از کندی آن­ها می­ کاهد، نرم افزار BPMS یا سیستم مدیریت فرایندها است. نرم ­افزار BPMS با مکانیزه کردن فرایندهای سازمان بدون کدنویسی و یا با کدنویسی حداقلی، اجرای آنها را تسهیل خواهد نمود. پس می­توان دریافت که حلقه مفقوده بسیاری از پروژه­ های BPM در سطح کشور، استقرار یک نرم­ افزار BPMS مناسب و پیاده­ سازی فرایندها در این ابزار است.

۲- معیارهای انتخاب نرم افزار

ابتدا چندین شاخص مهم و کلیدی که از طریق آنها می توان نرم افزارهای BPMS را ارزیابی کرد ارائه خواهیم نمود. شایان ذکر است این شاخص ها بر اساس شاخص های ارزیابی ارائه شده توسط موسسات معتبر بین المللی مثل گزارش موسسه گارتنر در ارزیابی نرم افزارهای BPMS، گزارش موسسه فورستر در ارزیابی و رتبه بندی نرم افزارهای BPMS و… +تجربیات چندین ساله تیم ما جمع آوری شده است.

سپس با استفاده از شاخص های مورد اشاره، نرم افزارهای BPMS را بررسی خواهیم نمود.

سه معیار اول، پشتیبانی از سه استاندارد  ارائه شده توسط OMG است.

۱- پشتیبانی از زبان مدلسازی BPMN

وقتی این شاخص را مطرح میکنیم تقریباً همه شرکت های تولید کننده BPMS ادعا میکنند که از زبان مدلسازی BPMN پشتیبانی میکنند منتها باید بدانید که استاندارد BPMN2 یک طیف است که از مجموعه ای از پترن ها و الگوها تشکیل شده است. حتی اگر هر یک از ما به این زبان مسلط نباشیم و با زبان های ابتدایی مثل فلوچارت نمودارهای فرایندی خود را ترسیم میکنیم، میتوان گفت به ۲۰-۳۰ درصد استاندارد BPMN مسلط هستیم زیرا پترن ها و الگوهای اولیه استاندارد BPMN تا حدود زیادی شبیه فلوچارت یا نمودار فعالیت موجود در UML است. پس BPMS های با کیفیت پایین از بخشی از استاندارد BPMN پشتیبانی میکنند ولی از پترن های نسبتاً پیچیده موجود در آن خیر.

برای نمونه: برای نمونه، تصویر پوستر فرآیند افتتاح حساب مطابق استاندارد BPMN را نمایش می دهد.

۲- پشتیبانی از استاندارد DMN در مدلسازی تصمیمات

DMN یکی از سه استاندارد اصلی مدلسازی فرایند است که توسط OMG ارائه گردیده است. مدلسازی تصمیمات با BPMN بدون بکارگیری استاندارد DMN با پیچیدگی ­هایی همراه است. این مدل یک روش استاندارد برای توصیف و مدلسازی تصمیم گیری های قابل تکرار در سازمان است تا اطمینان حاصل شود که مدل های تصمیم گیری در نقاط مختلف سازمان ها قابل استفاده هستند.

۳- پشتیبانی از استاندارد CMMN

CMMN که مخفف Case Management Model & Notation است استاندارد دیگری است که مکمل BPMN بوده و درباره ی مدیریت مورد است. مدلسازی کارهایی که ذاتا قابل پیش بینی، قابل تکرارنبوده و روال کاملا ساختارمندی ندارند، از طریق استاندارد CMMN امکان پذیر است.

۴- قابلیت ورژنینگ و مدیریت نسخ فرایندها

واضح

۵- کاربرپسندی در ساخت فرایندها

واضح

۶- قابلیت اتصال به ربات های نرم افزاری

بحث RPA یا ربات های نرم افزاری یک مقوله جدید و در عین حال بسیار فوق العاده است. RPA یا Robotic Process Automation (اتوماسیون فرآیند روباتیک) یا همان ربات های نرم افزاری، تکنولوژی است که از طریق آن یک نرم افزار کامپیوتری (ربات نرم افزاری) قادر است اعمال انسان را در زمان استفاده از یک سیستم دیجیتالی (از صفحات وب گرفته تا نرم افزار های پیچیده)، شبیه سازی و انجام دهد.

راهکار های RPA در حقیقت می توانند بعوان نیرو های روباتیک مجازی، دقیقا همانند نیروی های انسانی در ادارات و شرکت ها، در نظر گرفته شوند.

۷- ماژول گزارشات تحلیلی بهبود فرایند

یکی دیگر از شاخص های ارزیابی نرم افزارهای BPMS است. کاربرد کارکرد این ماژول این است که بر اساس لاگ حاصل از اجری افرایندها، نرم افزار BPMS قابلیت ارائه گزارشات تحلیلی تصمیم ساز به منظور آنالیز و بهبود فرایندها را فراهم کند.

۳- گزینه ها

• Processmaker
• Camunda
• Bonita
• Bizagi

۴- جدول مقایسه گزینه‌ها

پوشش کامل معیار = 10، عدم پوشش: ۰

منبع:

این مطلب خلاصه‌ای بود از مقاله‌ای به همین عنوان از سایت مدرسه مدیریت فرآیند. دمشون گرم بابت ارائه این مطلب خوب. البته لینکها به صفحه ویکی پدیا توسط من انجام شده. یکی دو مورد رو هم اصلاح / اضافه کردم که با رنگ قرمز مشخص کردم. همچنین در اصل مقاله، آخرین معیار پشتیبانی از استاندارد CMMN بود که من آوردمش ردیف سوم تا کنار دو استاندارد دیگه OMG قرار بگیره.

پی‌نوشت‌ها:

1. البته در اصل مقاله، معیاری تحت عنوان رایگان و متن باز بودن نرم‌افزار وجود نداشت، با لحاظ این معیار، نرم افزارهای Camunda و Bonita که این ویژگی رو دارند ارجح هستند. نهایتا جمع‌بندی من اینه که Camunda بهترینه، مگر وقتی که بخواهیم به یک معیار وزن خیلی خیلی زیادی بدیم. برای مثال اگر فقط معیار ۵ (کاربرپسندی در ساخت فرایندها) رو مد نظر قرار بدیم، بین این گزینه‌ها، Bizagi بهترین میشه.
2. کلا با Camuda حال کردم. این نرم افزار یک فورک از Alfresco Activiti بوده که حالا خیلی از اصلش بهتر شده، حداقل به خاطر این ۵ دلیل. اگر حوصله داشتید این مطلب رو هم ببینید که به این مقاله کنفرانس International Conference on Advanced Information Systems Engineering ارجاع داده.
3. اگر از BPMS فقط مدلسازی مد نظرتونه، شاید این جدول مقایسه هم به دردتون بخوره.
4. شاید این مطلب هم به دردتون بخوره: ۱۲ نرم افزار BPMS برتر در سال ۲۰۲۰. در این مطلب ابزارهای مدرن‌تر و حتی نرم افزارهای ابری معادل هم معرفی شدند. مواردی مثل Kissflow، سایت monday.com و حتی SAP Business ByDesign. البته همه ابزارهایی که معرفی کرده پولی هستند و عملا به درد گرفتاران تحریم و تورم نمی خوره! و بدیهیه که همه ابزارهای مرتبط رو لیست نکرده، برای مثال برای من جای process.st در این لیست خالیه!
5. زمان دانشجوییم (حدود ۲۰ سال پیش) این نرم افزارها خیلی محدود بودن (در همون حد مدلسازی و ترسیم فلوچارت)، تا جاییکه یادمه، فقط دو نرم افزار مطرح بود، یکی تا جاییکه یادمه اسمش ABC بود و الان حتما کاملا منسوخ شده، یکی هم همین جناب Visio. ضمنا خبری هم از خبری از استاندارد BPMN نبود. ولی الان حتی در آگهی های شغلی مرتبط هم به BPMN اشاره میشه (برای مثال این آگهی). نجنبی، فسیل شدی 🙂
6. اگر با استاندارد BPMN 2.0 آشنا نیستید و وقت نمی کنید این استاندارد ۵۳۸ صفحه‌ای رو بخونید، ولی میخواهید یک نگاه کلان و مدیریتی به اون داشته باشید، شاید مرور این فایل به دردتون بخوره.
7. حالا خودتون رو برای استاندارد BPMN 2.0 نکشیدها 🙂 بله، خیلی خوبه ولی اون هم ممکنه یک دفعه مثل UML عملا دود شه بره هوا.
8. حوصله کلنجار رفتن با نرم افزارهای جدید رو ندارید و میخواهید گردش کاریتون رو در همون Visio که بهش عادت دارید، ولی مطابق استاندارد BPMN ترسیم کنید؟ این ویدئوی آموزشی رو در یوتیوب ببینید.