چه کنیم وقتی همکارمان تمام جلسه را به خودش اختصاص می‌دهد؟

سئوال:

مشاور عزیز، سوالی درباره همکارم «سم» دارم. او در جلسات هفتگی اعضای تیم، «خیلی» سوال می‌پرسد. از آنجا که کار ما اساسا پرمشغله و تیممان کوچک است، در بیشتر مواقع، دستورالعمل‌هایی هست که می‌توانیم دنبال کنیم؛ اما اگر شرایط خاصی ایجاد شود، آزادیم که خودمان تصمیم بگیریم؛ چون هیچ کتاب راهنمایی وجود ندارد که در تمام موقعیت‌ها به کار بیاید. رهبران سازمان کاملا شفاف گفته‌اند که اگر در یک شرایط غیرعادی، تصمیم اشتباه بگیریم، کسی تنبیهمان نمی‌کند.
اما سم در جلسات، سوالات خیلی‌خیلی زیادی دارد و انگار می‌خواهد «روش درست انجام هر کاری» را دقیق بداند. آن‌قدر سوال می‌پرسد که معمولا جلسه به درازا می‌کشد و چون مدیرمان «کارولین» هم خودش آدم پرچانه‌ای است، درباره هر سوال سم، کلی حرف می‌زند. در نهایت، جلسه اعضای تیم تبدیل می‌شود به مکالمه سم و کارولین که می‌تواند در گزارش‌های هفتگی که هر کارمند با مدیر دارد، مطرح شود. بقیه اعضا هم کلافه می‌شوند و دوست دارند برگردند سر کارشان. بدتر از همه اینکه این صحبت‌ها معمولا وقتی پیش می‌آیند که جلسه تقریبا تمام شده است و کارولین می‌گوید: «کسی سوال دیگری ندارد؟»

من در این شرکت، مدیر ارشد امور اداری هستم و کارم رهبری تیم و سرپرستی شیفت است. کارولین مدیر همه ماست. اعضای تیم اگر سوالی داشته باشند اول سراغ من می‌آیند و فقط اگر من نتوانم جوابش دهم، می‌فرستمشان پیش کارولین. کارولین از من می‌خواهد عملکرد کارکنان را به او گزارش دهم و طی شیفت‌ها امور را با آنها چک کنم و ببینم آیا سوالی دارند یا نه اما راستش، من هیچ مسوولیت مدیریتی‌ای ندارم. ضمنا، من بیرون از محیط کار با سم، دوستی دارم فکر می‌کنم آدم مناسبی هستم که به حل این مشکل کمک کنم، قبل از اینکه خودم و همکارانم عقلمان را از دست بدهیم.

بعد از آخرین جلسه‌ای که داشتیم، سم به من پیام داد و پرسید: «آیا من روی اعصاب هستم؟» من گفتم: «به نظرم تو می‌خواهی روش دقیق انجام هر کاری را بدانی؛ درحالی‌که هیچ جواب مشخصی وجود ندارد و بستگی به شرایط دارد.» او جواب داد: «حس می‌کنم کارولین گیجم می‌کند و درست جوابم را نمی‌دهد. برای همین است که دائم سعی می‌کنم منظورم را برسانم و سوالم را تکرار کنم. اگر می‌بینی سوالاتم را در جلسات گروهی می‌پرسم، دلیلش این است که فکر می‌کنم جواب‌ها برای همه ما مفید است.» اما به نظر من، اولا، سوالات او خیلی ابتدایی هستند. درباره فرآیندهایی سوال می‌کند که ماه‌هاست اعمال شده‌اند و همه ما با آنها کاملا آشنا هستیم. جواب‌ها چیزی نیست که ما ندانیم یا بخواهیم بشنویم. ثانیا، کارولین در ظاهر سوالات او را جواب می‌دهد؛ اما وقتی سم سعی می‌کند از او یک جواب آری یا نه بگیرد، او تلویحا می‌گوید: «بستگی دارد.»

آیا به‌نظر شما چیزی هست که در جلسه بعدی بگویم؟ یا باید خود سم یا کارولین را کنار بکشم و خصوصی به آنها بگویم؟ یا ماهیت جلسات همین است و باید با آن کنار بیایم؟

پاسخ مشاور:

دوست عزیز، نه! باید حرفت را بزنی. تو به‌عنوان کسی که در جلسات، تحت تاثیر هستی و به‌عنوان مدیر و به‌عنوان کسی که سم از او نظر خواسته، به اندازه کافی حق و دلیل داری که اعتراض کنی. انگار همه عالم و آدم دست به دست هم داده‌اند تا تو حرفت را بزنی.

در یک دنیای ایده‌آل، مدیرت وقتی می‌بیند سم دارد جلسه را تماما به خودش اختصاص می‌دهد باید مسیر صحبت را تغییر دهد و بگوید: «بیا در جلسه خصوصی خودمان درباره‌اش حرف بزنیم.» یا «وقت جلسه تمام شده. هر کس می‌خواهد می‌تواند برود؛ ولی اگر کسی می‌خواهد بیشتر درباره این موضوع بشنود، خوشحال می‌شویم که بماند.» اگر قبول دارد که سم بیش از حد به‌دنبال یافتن یک روش مشخص برای انجام هر کاری است، باید با او خصوصی صحبت کند.

اما از آنجا که چنین کاری نکرده، تو می‌توانی وارد عمل شوی و از یک زاویه دیگر، موضوع را حل کنی.

اول و مهم‌تر از همه، با سم صحبت کن. او از تو نظر خواسته. ظاهرا وقتی خواستی نظر بدهی، سعی کردی مراعاتش را کنی: به او گفتی که به دنبال جواب مشخص است؛ درحالی‌که همیشه چنین جوابی وجود ندارد. اما خجالت کشیدی که بگویی: «داری بیشتر از سهم خودت در جلسات صحبت می‌کنی.» درک می‌کنم. اینکه به کسی بگویی کمتر حرف بزن سخت است، به خصوص وقتی آمادگی‌اش را نداری. اما خوب است حالا صحبتش را پیش بکشی و بگویی: «درباره حرفت بیشتر فکر کردم. به نظرم بهتر است سوالاتی مثل X و Y را بگذاری برای جلسات خصوصی‌ات با کارولین. حس می‌کنم بقیه اعضا سوالی ندارند و معمولا جلسات به درازا می‌کشد. اگر قرار است جلسه تبدیل شود به گفت‌وگوی تو و کارولین، بهتر است در جلسات دونفره این مسائل را مطرح کنی تا وقت کل اعضا گرفته نشود.»

دوما، با مدیرت صحبت کن. به‌عنوان رهبر تیم، یکی از وظایف تو این بوده که کارولین را در جریان عملکرد تیم قرار دهی و اگر می‌بینی رفتار انحصارطلبانه سم، اعضا را کلافه کرده، باید این را به کارولین انتقال دهی.

البته قبل از اینکه از قول بقیه حرف بزنی، باید مطمئن شوی. می‌توانی از آنها بپرسی که درمورد زمان جلسات، محتوا و غیره چه نظری دارند. حتی می‌توانی مستقیما بپرسی: «دارم به این فکر می‌کنم که به سم بگویم سوالاتش را بگذارد برای جلسات خصوصی؛ مگر اینکه شما بگویید این مباحث برایتان مفیدند.»

یک راه‌حل دیگر هم هست. می‌توانی در همان لحظه، حرفت را بزنی. دفعه بعد که سم، مسیر جلسه را منحرف کرد، بگو: «به نظرم این موضوع را می‌توانی وقتی با کارولین تنها هستی، مطرح کنی. چون زمان کم است امکانش هست تا آن موقع صبر کنی؟.» یا اگر جلسه به اتمام رسیده، بگو: «اشکالی ندارد من بروم؟ کار ضروری دارم.» و بعدا به بقیه هم بگو که اگر دوست دارند همین کار را بکنند. با این کار به سم سیگنال می‌دهی که بحث را جمع کند. اما اول سعی کن با هر دویشان صحبت کنی. هر دوی آنها از تو نظر خواسته‌اند، سم به‌طور مستقیم و کارولین از طریق وظایفی که به تو محول کرده است.

  1. در مورد پیشنهاداتی که مشاوران خارجی ارائه کرده‌اند، قبل از پذیرش و به‌کارگیری این پیشنهادات، بررسی کنید که آیا با توجه به شرایط و بافت اجتماعی - اقتصادی کشورمان، اجرای این پیشنهاد به مصلحت است. این وبلاگ مسئولیتی در قبال کاربرد این پیشنهادات توسط خوانندگان ندارد.
  2. لطفا نظرات و تجربیاتتان را با خوانندگان وبلاگ در میان بگذارید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.