کارکنان چه مشکلاتی را می توانند با واحد منابع انسانی مطرح ‌کنند؟

سئوال:

مشاور عزیز، برای اولین بار در واحد منابع انسانی مشغول به کار شده‌ام. خیلی هیجان‌زده‌ام. قرار است مسوول هماهنگی استخدام و منابع انسانی شرکتی باشم که ۸۵ کارمند دارد. در واقع من در نقش رابط میان واحد منابع انسانی و سایر واحدها خواهم بود .این شعبه شرکت تا به حال یک مسوول منابع انسانی مجزا نداشته است. مدیرم «جیل» به من گفت که کارکنان همیشه دوست داشتند یک مسوول منابع انسانی داشته باشند تا بتوانند با او صحبت کنند یا از او مشورت بگیرند. شما سال‌هاست که در حوزه منابع انسانی فعالیت می‌کنید. خودم را برای شنیدن چه سوالات و مشکلاتی باید آماده کنم؟ کارکنان معمولا چه مشکلاتی را با منابع انسانی مطرح می‌کنند و چطور می‌توانم به این مشکلات رسیدگی کنم؟

پاسخ مشاور:

دوست عزیز، شغل جدیدت را به تو تبریک می‌گویم. به نظرم مسوولیت فوق‌العاده‌ای داری.

همکارانت ممکن است با مشکلاتی مواجه شوند و از تو کمک بخواهند. بعضی از این مشکلات شاید در ظاهر شبیه یک شکایت ساده باشند (مثلا «رئیسم انسان نابکاری است» یا «چرا شما منابع انسانی‌ها! به کسر از حقوق من رسیدگی نمی‌کنید؟») اما مثل تعاملات با مشتری، این مشکلات نیز فرصت‌هایی هستند که کمک می‌کنند در سازمان اعتمادسازی کنی.

اگر بتوانی مشکل یک کارمند را دلسوزانه و به‌طور حرفه‌ای حل کنی، انرژی مثبت در تیم کارکنانت جریان می‌یابد و این بهترین کاری است که یک کارمند منابع انسانی می‌تواند انجام دهد.

۱۰ مشکلی که کارکنان با واحدهای منابع انسانی در میان می‌گذارند، از این قرارند (هیچ ترتیب خاصی وجود ندارد):

  1. چالش‌های میان فردی، با مدیر یا همکاران: (مثلا «رئیسم گستاخانه با من رفتار می‌کند و نمی‌دانم چه کار باید بکنم.»)
  2. سوالات و مشکلات مربوط به حقوق و مزایا : (مثلا «چرا این مبالغ از حقوقم کسر شده؟ اگر مالیاتم را پرداخت کنم، آیا امکانش هست که بعضی از این مبالغ را به من برگردانید؟)
  3. مشکلات مربوط به اهداف و ارزیابی عملکرد: (مثلا «به نظرم اهدافی که برای من تعیین کرده‌اند، منصفانه نیست. هیچ کدام از همکارانم مجبور نیستند این همه کار انجام دهند».)
  4. مشکلات مربوط به نقش‌ها و وظایف، عناوین شغلی و میزان حقوق: (مثلا «می‌خواهم درباره عنوان شغلم با مدیرم صحبت کنید چون با مسوولیت‌هایم همخوانی ندارد».)
  5. مشکلات مربوط به مرخصی با حقوق و بدون حقوق: (مثلا قصد دارم در ماه جولای دو هفته به تعطیلات بروم و یک هفته مرخصی اضافه هم بگیرم. مدیرم گفت که باید با شما صحبت کنم تا ببینیم مرخصی‌هایی از این دست را چگونه محاسبه می‌کنید.)
  6. انتقالی داخلی و پیشرفت شغلی: (مثلا «آیا می‌توانم برای شغل‌هایی که آگهی کرده‌اید، فرم درخواست پر کنم؟ می‌شود به رزومه‌ام نگاه کنید و نظرتان را بگویید؟»)
  7. سوالات مربوط به توازن میان کار و زندگی: (مثلا «مدیرم یک هفته در میان، شنبه‌ها جلسه تشکیل می‌دهد. دیگر نمی‌توانم در این جلسات حاضر شوم. این جلسات زندگی و برنامه‌های خانوادگی‌ام را مختل کرده. چطور می‌توانم این موضوع را به مدیرم بگویم؟»)
  8. مشکلات شخصی: (مثلا «مدتی است که خواهرم با مشکل سوء‌مصرف دارو دست و پنجه نرم می‌کند و من هم درگیر مشکلاتش شده‌ام. آیا شرکت از کسی که در موقعیت من قرار دارد، حمایت می‌کند؟»)
  9. مشکلات مربوط به تبعیض یا آزار و اذیت (واقعی یا بر اساس برداشت یا احساس شخصی): (مثلا «یکی از مدیران دائما درباره ظاهر من اظهار نظر می‌کند. به نظرم این چندش‌آور است. گفتم شما را در جریان قرار دهم».)
  10. سیاست‌های مربوط به حضور و غیاب: (مثلا رئیسم به بعضی‌ها اجازه می‌دهد بعد از ساعت ۹ در محل کار حاضر شوند در حالی که بقیه کارکنان حتی اگر ساعت ۸:۴۵ به شرکت برسند، به دردسر می‌افتند. این منصفانه نیست.)

سخت‌ترین وظیفه تو به‌عنوان کارمند منابع انسانی این است که فارغ از ارتباطات و سلسله مراتب قدرت که در سازمان ریشه دوانده، راه خودت را پیدا کنی.

اگر قصد داری مسائل حساس و چالشی را با مدیران در میان بگذاری، باید ابتدا ارتباطاتت را بسازی، هم با مدیران و هم با کارکنان. اما مسائل چالشی چیستند؟ مثلا «بعضی از اعضای تیم درباره ساعت ورود و خروج سوال دارند. آنها احساس می‌کنند که در رابطه با مقوله ورود و خروج، ما با همه کارکنان برخورد یکسانی نداریم. آیا بهتر نیست در یکی از جلسات مدیران درباره این موضوع صحبت کنیم؟»

باید بتوانی همزمان، هم از کارکنان حمایت کنی و هم آهسته قدم برداری تا مدیران حالت تدافعی به خودشان نگیرند یا دچار ترس نشوند.در این مسیر، گاهی مجبور می‌شوی به مدیران بگویی که نمی‌توانند هر طور که دلشان می‌خواهد رفتار کنند، مثلا کارمندی را بدون هیچ دلیل قانع‌کننده‌ای تعلیق کنند یا کسی را صرفا به خاطر اینکه با آنها کنار نیامده، اخراج کنند.گاهی ممکن است احساس انزوا کنی. علتش این است که مدیران، بخش اعظمی از قدرت سازمان را در دست دارند و وقتی تو از حق کارکنان دفاع می‌کنی، عملا در برابر آنها ایستاده‌ای که دوست دارند همه‌کاره باشند و حرف اول و آخر را بزنند. نمی‌توانی مدیران را به خاطر داشتن چنین دیدگاهی سرزنش کنی.

آنها این‌گونه آموزش دیده‌اند که «وقتی تو مدیر هستی، همه قوانین را تو می‌نویسی». آنها نمی‌دانند که هر کسی در سازمان مسوولیتی دارد و همه در ایجاد یک فرهنگ مبتنی بر اعتماد سهیم هستند. باید آنقدر این دیدگاه را اشاعه دهی تا در سازمان نهادینه شود. به مرور زمان، اعتبار کسب خواهی کرد. هر چه بیشتر به مدیران در حل مشکلات کارکنان کمک کنی، بیشتر به تو اعتماد خواهند کرد و از تو راهنمایی خواهند خواست. هر چه بیشتر به تو اعتماد کنند، راحت‌تر می‌توانی با آنها درباره مسائل چالشی صحبت کنی. مثلا بگویی: «جین! راستش به نظرم تو در جلسه کنترلت را از دست دادی. بهتر است نزد آرنولد بروی و از او حضوری معذرت‌خواهی کنی. آیا می‌توانی این کار را انجام دهی؟» تو مربی مدیران و کارکنان و یکی از اعضای ارزشمند تیم خواهی بود. حفظ شغلی مثل شغل تو، صبر و شکیبایی می‌خواهد اما اگر صبر داشته باشی، هر روز نتیجه سختکوشی‌هایت را به چشم خواهی دید.

  1. در مورد پیشنهاداتی که مشاوران خارجی ارائه کرده‌اند، قبل از پذیرش و به‌کارگیری این پیشنهادات، بررسی کنید که آیا با توجه به شرایط و بافت اجتماعی - اقتصادی کشورمان، اجرای این پیشنهاد به مصلحت است. این وبلاگ مسئولیتی در قبال کاربرد این پیشنهادات توسط خوانندگان ندارد.
  2. لطفا نظرات و تجربیاتتان را با خوانندگان وبلاگ در میان بگذارید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.