سئوال:
مشاور عزیز، مدتی است که احساس می‌کنم کارهایم به درستی پیش نمی‌رود. نمی‌توانم زمانم را مدیریت کنم. انگار زمان کم می‌آورم و به همه کارهایم نمی‌رسم. وقتی وارد شرکت می‌شوم، با کوهی از کارهای ناتمام مواجه می‌شوم. هر روز با خودم می‌گویم: «امروز حتما انجامشان می‌دهم» اما غروب که می‌خواهم شرکت را ترک کنم، تنها بخش کوچکی از کارهایم انجام شده. سوالم اینجاست چطور می‌توانم بازدهی‌ام را افزایش دهم؟
پاسخ مشاور:
دوست عزیز، ذهنیت ما درباره بازدهی اشتباه است. ما تصور می‌کنیم اگر هر روز، سه یا پنج مورد از لیست کارهای ناتمام را تیک بزنیم، کار خارق‌العاده‌ای انجام داده‌ایم. ما به جای تحسین کسانی که هوشمندانه کار می‌کنند، کسانی که سرعت عمل دارند را تحسین می‌کنیم. این اشتباه است.
بسیاری از مدیران روی بازدهی مقطعی تمرکز می‌کنند و آن را معیار قرار می‌دهند در حالی که بازدهی مقطعی اهمیت چندانی ندارد. من نام این نوع از بازدهی را «بازدهی کوهپایه» می‌گذارم. اگر از کوهپایه فاصله بگیرید و از قله به پایین نگاه کنید، خواهید دید که کارهای روزمره و مقطعی تاثیر چندانی در نتایج ندارند و مهم‌تر از آن، فعالیت‌هایی هستند که در قله انجام می‌شود. بالاتر از قله، ابرها هستند، جایی که سرنوشت ما رقم می‌خورد. ابرها چشم‌انداز ما هستند. چشم‌انداز مدیر سازمان در تک‌تک تصمیماتی که می‌گیرد تاثیر دارد. چشم‌انداز شما نیز همین‌طور. متاسفانه بسیاری از مدیران چشم‌انداز خود را با کارکنان در میان نمی‌گذارند. به نظر آنها لزومی ندارد که کارکنان عادی از چشم‌انداز سازمان چیزی بدانند. آنها برای کارکنان اهداف کوتاه‌مدت تعیین می‌کنند و با خودشان می‌گویند: «اگر کارمندان به اهدافشان برسند، شرکت هم به چشم‌اندازش نزدیک می‌شود.»
آنها خودشان را فریب می‌دهند. همه کارکنان باید چشم‌انداز را درک کنند و بدانند فعالیت‌های روزانه‌شان چه تاثیری در نیل به اهداف بزرگتر دارد. تک تک کارکنان باید چشم‌انداز داشته باشند. هیچ کس از دستیابی به اهداف کوتاه‌مدتی که دیگران برایش تعیین کرده‌اند، هیجان‌زده نمی‌شود.
اما ۹ نکته وجود دارد که با رعایت آنها می‌توانی در سال جدید، بیشترین بازدهی را داشته باشی. این نکات از این قرارند:
- تعیین خرده هدف‌ها و جدی گرفتن آنها: فرض کن قصد داری فرآیند دریافت سفارشات را از نو طراحی کنی. احتمالا یک چشم‌انداز در ذهن خود داری اما برای آنکه این چشم‌انداز به واقعیت بپیوندد، باید به پایین‌ترین سطح بیایی. برای خودت ده‌ها هدف کوچک تعیین کن و تلاش کن به تک‌تک آنها برسی. این کار به تو انگیزه می‌دهد. نباید هدفت را این‌گونه تعیین کنی: «طراحی مجدد فرآیند پردازش»، چون در این صورت، ممکن است ماه‌ها بگذرد و احساس کنی این هدف دست‌نیافتنی است. اهداف را به این شکل تعیین کن: «هدف امروز، مطالعه اسناد و مدارک فرآیند فعلی». و وقتی این کار را انجام دادی، خودت را تشویق کن چون گام اول را برداشته‌ای.
- کشف بهترین روش برای انجام کارها: هر وقت احساس کردی فرآیندی به سختی پیش می‌رود، آن را یادداشت کن. فرصت‌های زیادی پیرامون ما وجود دارد که می‌توانیم با کمک آنها فرایندها را اصلاح کنیم. نترس از اینکه روال همیشگی را تغییر دهی. لیست کارهایی که باید انجام دهی را مورد بازبینی قرار بده. از خودت بپرس: «آیا این وظایف هنوز هم معقول هستند؟»
- فرآیندها را زیر سوال ببر: اگر یک مدیر هستی، هرگز از کارمندانت نخواه که تو را زیر سوال نبرند. اتفاقا از آنها بخواه که تو را به چالش بکشند.
- به توانایی‌ات توجه کن: به جای آنکه روی انجام وظایف و روند انجام کارها تمرکز کنی، به جریان انرژی بدنت توجه کن.
- هر زمان که نیاز داشتی استراحت کن: بعضی از کارها انرژی ما را تحلیل می‌برند. هر زمان خسته شدی، به خودت استراحت بده و از قضاوت دیگران نترس.
- هر شب، روزی را که گذراندی در ذهنت مرور کن: مکالمات، جلسات، ایمیل‌ها و احساسی که طی روز داشتی در ذهنت بازخوانی کن. روی بدنت تمرکز کن. کدام یک از اشخاص، اتفاقات و فضاها انرژی تو را تحلیل می‌برند؟ کدامشان روحیه تو را تقویت می‌کنند؟ وقتی به واکنش بدنت نسبت به اتفاقات پیرامونت توجه کنی، سرنخ‌های جالبی پیدا خواهی کرد. این سرنخ‌ها را نادیده نگیر.
- چشم‌اندازت را فراموش نکن: شغل تو علاوه بر اینکه منبع درآمدت است، چه مزیت دیگری دارد؟ آیا همانقدر که زحمت می‌کشی، نتیجه می‌گیری؟ برای آینده‌ات چه شغلی را مد نظر داری؟ به این سوالات پاسخ بده. هر کسی مسیر زندگی شغلی‌اش را خودش انتخاب می‌کند. فقط کافی است در مسیر قرار بگیری.
- ممکن است شرایطی پیش بیاید که راه درست را بدانی اما از ترس عواقبش، مجبور شوی کاری را انجام دهی که به آن اعتقاد نداری: مراقب باش، وقتی چنین رفتاری از تو سر می‌زند، در ابتدا وجدانت به تو هشدار می‌دهد اما اگر بارها این عمل را تکرار کنی، به مرور خودت را فراموش خواهی کرد و این خطرناک است. گاهی به چشم‌اندازت نگاهی بینداز. از رویاهای بزرگ نترس. چشم‌اندازت تعیین می‌کند که لحظات زندگی خود را چگونه بگذرانی.
- به جای آنکه مثل کامپیوتر، لیست «بایدها» را تیک بزنی، کارهای دلخواه و ناخوشایند را از هم تفکیک کن: چرا بعضی از جنبه‌های شغلت خوشایندند و بعضی دیگر، عذاب‌آور؟ می‌توانی کارهای سخت را این‌گونه برای خودت تجزیه و تحلیل کنی:
فردا باید با سیندی که یکی از مشتریانم است تماس بگیرم. اصلا دوست ندارم با او صحبت کنم اما چند روز است که این کار را پشت گوش می‌اندازم. نباید بیش از این معطل کنم. اگر سیندی خبردار شود که من دیگر مدیر حساب‌های او نخواهم بود، حتما ناراحت می‌شود. چرا سیندی اینقدر اصرار دارد که من کارهایش را انجام دهم؟ چون دو همکار سابق من سر به هوا بودند و به کارهایش رسیدگی نمی‌کردند. حالا سیندی می‌ترسد دوباره این تجربه تکرار شود. از این که با او تماس بگیرم و شاهد ناامیدی او باشم، می‌ترسم.آیا حق دارد ناامید باشد؟ بله. چون نمی‌توانم تضمین کنم که مدیر بعدی او، کارهایش را به درستی انجام می‌دهد چون اوضاع واحد ما، واقعا نابسامان است. شاید بهتر باشد به یک واحد دیگر منتقل شوم که به مشتریان بیشتر اهمیت می‌دهند. شاید هم به یک شرکت دیگر بروم. باید بیشتر فکر کنم.
- در مورد پیشنهاداتی که مشاوران خارجی ارائه کرده‌اند، قبل از پذیرش و به‌کارگیری این پیشنهادات، بررسی کنید که آیا با توجه به شرایط و بافت اجتماعی - اقتصادی کشورمان، اجرای این پیشنهاد به مصلحت است. این وبلاگ مسئولیتی در قبال کاربرد این پیشنهادات توسط خوانندگان ندارد.
- لطفا نظرات و تجربیاتتان را با خوانندگان وبلاگ در میان بگذارید.